Palkanlaskenta on säännöllinen prosessi, jossa työntekijöiden palkat lasketaan, maksetaan ja raportoidaan viranomaisille lakien ja työehtosopimusten määräysten mukaisesti. Käytännössä se sisältää työaikatietojen keruun, brutto- ja nettopalkan laskennan, verojen ja muiden lakisääteisten maksujen pidättämisen sekä raportoinnin eri sidosryhmille. Nykyaikainen palkanlaskenta hyödyntää automaatiota ja digitaalisia työkaluja, jotka tehostavat prosessia ja vähentävät virheitä. Luotettava palkanlaskenta on yritykselle välttämätöntä, sillä se vaikuttaa suoraan työntekijätyytyväisyyteen, lakien noudattamiseen ja yrityksen maineeseen.
Mitä palkanlaskenta pitää sisällään?
Palkanlaskenta on kokonaisvaltainen prosessi, joka kattaa paljon muutakin kuin pelkän palkan maksun. Se on lakisääteinen velvollisuus, jossa yhdistyvät työlainsäädännön, verolainsäädännön ja työehtosopimusten vaatimukset.
Ytimessään palkanlaskenta sisältää työntekijöiden työaikatietojen keräämisen, palkkojen laskemisen sekä verojen ja muiden maksujen pidättämisen. Tämän lisäksi siihen kuuluu olennaisesti erilaisten lisien, kuten ylityö-, ilta- ja viikonloppukorvausten laskenta työehtosopimusten mukaisesti.
Palkanlaskentaan kuuluu myös lomapalkat ja -korvaukset, sairausajan palkat sekä muut poissaolokorvaukset. Luontoisedut kuten autoetu, puhelinetu ja lounasetu täytyy käsitellä sekä verotuksen että palkanmaksun kannalta oikein.
Lakisääteinen raportointi on keskeinen osa palkanlaskentaa. Tämä tarkoittaa verojen, vakuutusmaksujen ja muiden pakollisten maksujen ilmoittamista ja tilittämistä oikeille viranomaisille määräaikojen puitteissa. Tulorekisteri-ilmoitukset jokaisen palkanmaksun jälkeen ovat nykyisin pakollisia kaikille työnantajille.
Palkanlaskentaan sisältyy myös työntekijäkohtaisten tietojen hallinta ja säilyttäminen, kuten verokorttitiedot, eläketiedot, ammattiliittojen jäsenmaksut sekä ulosottotiedot. Asianmukainen tietojen dokumentointi ja arkistointi on tärkeää sekä verotuksen että työsuhdeasioiden kannalta.
Mitkä ovat palkanlaskennan keskeiset vaiheet?
Palkanlaskentaprosessi koostuu useista toisiaan seuraavista vaiheista, jotka muodostavat säännöllisen, toistuvan kokonaisuuden. Palkanlaskentaprosessi käynnistyy työaikatietojen keräämisellä ja päättyy viranomaisilmoitusten tekemiseen.
Ensimmäisessä vaiheessa kerätään kaikki palkkakauden työaika- ja poissaolotiedot. Tämä voi tapahtua digitaalisen työajanseurantajärjestelmän, Excel-taulukoiden tai paperisten tuntilistojen avulla. Tässä vaiheessa kerätään myös tiedot ylitöistä, lisistä ja muista korvauksista.
Seuraavaksi käsitellään mahdolliset muutokset työntekijätiedoissa, kuten uudet verokorttitiedot, palkankorotukset, tilimuutokset tai muut henkilöstömuutokset. Myös uudet työsuhteet ja päättyneet työsuhteet huomioidaan tässä vaiheessa.
Varsinainen palkanlaskenta tapahtuu näiden tietojen pohjalta. Silloin lasketaan työntekijöiden bruttopalkat, vähennetään ennakonpidätykset ja muut vähennykset sekä määritetään nettopalkka. Samalla lasketaan työnantajan sivukulut.
| Palkanlaskennan vaihe | Tehtävät toimenpiteet |
|---|---|
| Tietojen kerääminen | Työaikatiedot, poissaolot, ylityöt, lomat |
| Tietojen käsittely | Muutokset työntekijätiedoissa, uudet työsuhteet |
| Laskenta | Bruttopalkka, vähennykset, nettopalkka, työnantajan sivukulut |
| Hyväksyntä | Palkka-aineiston tarkistaminen ja hyväksyminen |
| Maksatus | Palkkojen siirto maksatukseen, palkkaerittelyjen toimitus |
| Viranomaisilmoitukset | Tulorekisteri-ilmoitukset, työnantajasuoritukset |
Tämän jälkeen palkka-aineisto tarkistetaan ja hyväksytään. Kun kaikki on kunnossa, palkat siirretään maksatukseen ja palkkaerittelyt toimitetaan työntekijöille. Viimeisenä vaiheena on viranomaisilmoitusten laatiminen, kuten tulorekisteri-ilmoitukset.
Kuukausittain ja vuosittain tehdään lisäksi työnantajasuoritusten ilmoitukset ja maksut sekä vuosi-ilmoitukset eri tahoille. Prosessin eri vaiheissa on tärkeää huolehtia tarkistuksista ja mahdollisten virheiden korjaamisesta.
Mitä työnantajan velvollisuuksia liittyy palkanlaskentaan?
Työnantajalla on useita lakisääteisiä velvollisuuksia palkanlaskentaan liittyen. Näiden velvollisuuksien täyttäminen on välttämätöntä laillisen työnantajatoiminnan ylläpitämiseksi ja mahdollisten sanktioiden välttämiseksi. Työnantajavelvoitteiden laiminlyönti voi johtaa merkittäviin taloudellisiin ja oikeudellisiin seuraamuksiin.
Keskeisimpiin työnantajan velvollisuuksiin kuuluu ennakonpidätyksen toimittaminen työntekijöiden palkoista verokorttitietojen mukaisesti. Työnantajan on myös maksettava työnantajan sairausvakuutusmaksu, joka on tietty prosenttiosuus maksetuista palkoista.
Työeläkevakuutusten (TyEL) järjestäminen työntekijöille on pakollista. Työnantajan tulee pidättää työntekijän osuus työeläkemaksusta palkasta ja maksaa sekä työntekijän että työnantajan osuudet eläkevakuutusyhtiölle.
Työttömyysvakuutusmaksun osalta työnantaja pidättää työntekijän osuuden palkasta ja maksaa sekä tämän että työnantajan osuuden Työllisyysrahastolle. Tapaturma- ja ryhmähenkivakuutukset ovat myös työnantajan pakollisia velvollisuuksia.
| Työnantajan velvollisuus | Kenelle ilmoitetaan/maksetaan | Määräajat |
|---|---|---|
| Ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu | Verohallinto | Ilmoitus 5 päivää maksupäivän jälkeen, maksu seuraavan kuukauden 12. päivä |
| Työeläkevakuutus (TyEL) | Eläkevakuutusyhtiö | Kuukausittain tai neljännesvuosittain |
| Työttömyysvakuutusmaksu | Työllisyysrahasto | Vuosittain tai ennakkomaksut |
| Tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus | Vahinkovakuutusyhtiö | Yhtiökohtaiset määräajat |
Työnantajan on myös huolehdittava palkkatietojen ilmoittamisesta tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkanmaksusta. Tietojen säilyttämiseen liittyy velvoitteita – palkkahallintoon liittyviä tietoja on säilytettävä asianmukaisesti kirjanpitolain ja muiden säädösten mukaisesti, tyypillisesti kuusi tai kymmenen vuotta.
Työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Työnantajan on pidettävä kirjaa tehdyistä työtunneista, ylitöistä ja muista työaikaan liittyvistä tiedoista. Lisäksi työnantajan pitää toimittaa työntekijöille palkkaerittelyt jokaisesta palkanmaksusta.
Miten automatisoitu palkanlaskenta eroaa perinteisestä?
Automatisoitu palkanlaskenta eroaa merkittävästi perinteisestä manuaalisesta palkanlaskennasta tehokkuuden, tarkkuuden ja ajankäytön osalta. Digitaalisten ratkaisujen avulla palkanlaskentaprosessi voidaan virtaviivaistaa ja vapauttaa resursseja muihin tehtäviin.
Perinteisessä palkanlaskennassa tiedot kerätään ja syötetään järjestelmiin manuaalisesti. Työntekijät toimittavat työtuntinsa ja muut tiedot paperilla tai sähköpostitse, ja palkanlaskija syöttää tiedot järjestelmään. Tämä on aikaa vievää ja virhealtista toimintaa.
Automatisoidussa palkanlaskennassa työntekijöiden työaikatiedot siirtyvät suoraan työajanseurantajärjestelmästä palkanlaskentaohjelmistoon. Järjestelmä laskee automaattisesti palkat, lisät, verot ja muut maksut ennalta määriteltyjen sääntöjen mukaisesti. Myös viranomaisilmoitukset voidaan automatisoida, jolloin tiedot siirtyvät suoraan tulorekisteriin ja muille viranomaisille.
Automaatio vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden mahdollisuutta. Kun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti useaan kertaan, virheiden määrä pienenee. Järjestelmät sisältävät myös tarkistuksia, jotka havaitsevat mahdolliset virheet jo ennen palkanmaksua.
Automatisoidun palkanlaskennan suurimpia hyötyjä on ajansäästö. Prosessi, joka perinteisesti vei päiviä, voidaan hoitaa tunneissa tai jopa minuuteissa. Tämä vapauttaa aikaa muihin tehtäviin ja parantaa palkanlaskennan kustannustehokkuutta.
Nykyaikaiset palkanlaskentajärjestelmät tarjoavat reaaliaikaisen näkyvyyden palkkatietoihin. Työnantajat voivat seurata henkilöstökuluja reaaliaikaisesti, ja työntekijät voivat tarkastella omia palkkatietojaan digitaalisesti. Myös raportointi on nopeampaa ja monipuolisempaa.
Me Tonavalla hyödynnämme tehokkaasti moderneja palkanlaskentajärjestelmiä. Käytössämme on pääasiassa Netvisor, mutta tarvittaessa voimme operoida muillakin järjestelmillä asiakkaidemme tarpeiden mukaan. Automaation avulla pystymme tarjoamaan luotettavaa ja tehokasta palkanlaskentapalvelua, jossa virheet minimoidaan ja aikaa säästetään.
Milloin palkanlaskennan ulkoistaminen kannattaa?
Palkanlaskennan ulkoistaminen tilitoimistolle kannattaa erityisesti silloin, kun yritys haluaa keskittyä ydinosaamiseensa ja varmistaa palkanlaskennan virheettömyyden sekä tehokkuuden. Ulkoistamisen hyödyt korostuvat etenkin yrityksen kasvaessa tai toiminnan monimutkaistuessa.
Pienille ja keskisuurille yrityksille palkanlaskennan ulkoistaminen on usein kustannustehokasta. Oman palkanlaskijan palkkaaminen ja järjestelmäinvestoinnit voivat tulla kalliimmaksi kuin ulkoistaminen ammattitaitoiselle tilitoimistolle. Ulkoistamalla vältytään myös sijaistustarpeilta lomien ja sairaspoissaolojen aikana.
Palkanlaskenta vaatii jatkuvaa osaamisen päivittämistä, sillä lainsäädäntö ja työehtosopimukset muuttuvat säännöllisesti. Ulkoistettaessa voi luottaa siihen, että tilitoimiston ammattilaiset pysyvät ajan tasalla muutoksista ja soveltavat niitä oikein.
Kasvavat yritykset hyötyvät ulkoistamisesta, sillä palkanlaskennan monimutkaisuus lisääntyy henkilöstömäärän kasvaessa. Tilitoimiston palvelut skaalautuvat yrityksen kasvun mukana, eikä yrityksen tarvitse investoida uusiin resursseihin kasvun myötä.
Meillä Tonavalla palvelut räätälöidään aina asiakaskohtaisesti vastaamaan juuri teidän yrityksenne tarpeita. Tarjoamme kokonaisvaltaisen palkanlaskentapalvelun, joka kattaa kaikki palkanlaskentaprosessin vaiheet palkkatapahtumien käsittelystä maksatukseen, raportointiin ja sähköiseen arkistointiin.
Ulkoistaminen on järkevää myös silloin, kun halutaan varmistaa palkanlaskennan laatu ja virheettömyys. Virheet palkanlaskennassa voivat johtaa työntekijätyytymättömyyteen, viranomaisvelvoitteiden laiminlyönteihin ja jopa merkittäviin taloudellisiin menetyksiin.
Tonavalla ”näkymätön palkkahallinto” on paras palkkahallinto – kun palkanlaskentaa ei huomata, kokonaisuus on onnistunut, oikea-aikainen ja oikein. Hoidamme palkanlaskennan, maksatuksen, lomapalkkojen laskennan, matkalaskut ja viranomaisilmoitukset ammattitaidolla ja luotettavasti.
Yhteenveto: Tehokas palkanlaskenta osana menestyvää liiketoimintaa
Hyvin hoidettu palkanlaskenta on yritykselle paljon enemmän kuin pelkkä hallinnollinen pakko – se on keskeinen osa sujuvaa ja luotettavaa liiketoimintaa. Laadukas palkanlaskenta varmistaa, että työntekijät saavat palkkansa oikein ja ajallaan, lakisääteiset velvoitteet täyttyvät ja yrityksen taloudenhallinta pysyy selkeänä.
Nykyaikaisten digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen palkanlaskennassa tarjoaa merkittäviä etuja yrityksille. Automatisointi vähentää virheitä, säästää aikaa ja resursseja sekä mahdollistaa ajantasaisen raportoinnin. Näin yritysjohto saa arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi.
Palkanlaskennan ulkoistaminen alan ammattilaisille on monelle yritykselle järkevä ratkaisu. Se vapauttaa aikaa ja resursseja ydinliiketoimintaan, varmistaa ajantasaisen osaamisen ja lakien noudattamisen sekä tarjoaa usein kustannussäästöjä.
Me Tonavalla tarjoamme asiantuntevaa ja luotettavaa palkanlaskentapalvelua yrityksille. Yli 20 kokeneen asiantuntijamme voimin hoidamme henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät tehokkaasti, ammattimaisesti ja moderneja järjestelmiä hyödyntäen. Palvelumme on kokonaisvaltainen ja räätälöidään aina asiakkaan tarpeiden mukaan.
Kun palkanlaskenta on luotettavissa käsissä, yrittäjät ja yritysjohtajat voivat keskittyä ydinliiketoimintaansa ja yrityksen kehittämiseen. Samalla työntekijät voivat luottaa siihen, että palkat tulevat oikein ja ajallaan, mikä lisää työtyytyväisyyttä ja sitoutumista.
Mikäli palkanlaskentaprosessisi kaipaavat tehostamista tai harkitset palkanlaskennan ulkoistamista, ota yhteyttä meihin Tonavalla. Autamme sinua rakentamaan juuri sinun yrityksellesi sopivan, tehokkaan ja luotettavan palkanlaskentaratkaisun.