Aikaisemmin kirjoitin, kuinka hämmästyttävää on, että valtaosa suomalaisista pk-yrityksistä elää edelleen taloustiedon osalta kuin vuodessa 2010. Kirjoitin myös miten erotat aikansa eläneen tilitoimiston modernista kumppanista.
Nyt pari sanaa siitä, miten käytännössä voi tuoda taloushallinto tälle vuosiluvulle ja millaisia konkreettisia hyötyjä siitä saa.
Tutkimuksemme mukaan 83,4% yrityksistä pitää taloushallintoa erittäin tai melko tärkeänä. Kuitenkin vain 23,3% saa taloustiedot 1-5 päivän sisällä. Tässä on ristiriita, joka kannattaa ratkaista.
Moderni taloushallinto ei ole rakettitiedettä
Aloitetaan myytinmurtamisesta: taloushallinnon modernisaatio ei vaadi miljoonainvestointeja, eikä se ole teknologisesti erityisen vaativaa. Ennen kaikkea kyse on näistä kolmesta asiasta:
- Integraatioiden rakentaminen järjestelmien välille
- Prosessien uudelleenajattelu ja käytettävän ohjelmiston hyödyntämisen maksimointi
- Eri osapuolten aikataulujen ja vastuiden selkeyttäminen
Nämä kaikki ovat toteutettavissa kohtuullisilla kustannuksilla ja melko nopeasti – kun tiedetään mitä tehdään.
Kauden katkon päivämäärä kertoo tehokkuudesta
Miten lyhennetään kauden katko +20 päivästä alle kymmeneen?
- Vaadi sitä. Prosessi alkaa siitä ettet enää hyväksy 20 päivän viivettä. Aseta selkeä tavoite: lukujen on oltava käytettävissä alle kymmenessä päivässä.
- Määrittele vuositason aikataulu. Luo kalenterivuoden katkoaikataulu, joka on kaikkien osapuolten tiedossa. Ei enää arvailua, milloin lukuja olisi mahdollisesti saatavilla.
- Vakioi katkoprosessi. Jokainen osapuoli tietää, mitä tekee, missä järjestyksessä ja mihin mennessä.
- Uudista liiketoiminnan käytäntöjä. Tuntien kirjaaminen viikkotasoiseksi, laskutusviive minimaaliseksi, ostolaskujen ja kulujen tarkastukset & hyväksynnät toistuviksi vakio ajankohdiksi, jne. Yhdenmukaista ja selkeytä periaatteet ja mallit.
- Lopeta odottaminen. Ostoreskontra kiinni toisena työpäivänä, ei odotella puuttuvia laskuja. Puuttuvat laskut jaksotetaan liiketoiminnan ja taloushallinnon yhteistyöllä.
- Varmista integraatiot ja vaadi automaatiota. Ota kaikki hyöty irti tämän päivän ohjelmistoista ja teknologiasta. Oikea kumppani kyllä tämän osaa toteuttaa.
Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, koska sitä se onkin. Kyse ei ole monimutkaisesta teknologiasta, vaan selkeistä prosesseista, aikatauluista ja vastuunjaoista.
Kolme konkreettista askelta modernin taloushallinnon käyttöönottoon
Jos haluat modernisoida yrityksesi taloushallinnon, aloita näistä:
1. Nykytilan analyysi
Kun haluat päästä määränpäähän, sinun pitää ensin tietää, missä olet nyt.
Konkreettinen tehtävä: Kirjaa ylös, kuinka monta päivää kuukauden vaihtumisesta kestää, kunnes saat käyttöösi:
- Myynnin luvut
- Kustannukset kustannuspaikoittain
- Tiedon kassatilanteesta
- Kokonaiskuvan tuloksesta
Kirjaa myös, mitkä ovat ne pullonkaulat, joiden takia tieto viivästyy.
2. Vaadi parempaa – määrittele tavoite
Älä tyydy nykytilanteeseen vain siksi, että ”näin on aina tehty”.
Konkreettinen tehtävä: Järjestä palaveri, jossa ovat paikalla:
- Sinä tai yrityksen avainpäättäjät
- Tilitoimistokumppanisi
- Sisäinen taloushenkilöstö (jos on)
Ilmoita selkeä tavoite: ”Haluamme, että kuukauden talousluvut ovat käytettävissämme 10 päivän kuluessa kuukauden vaihtumisesta”.
Pyydä heiltä selkeä vastaus: Mikä estää tämän tavoitteen saavuttamisen? Mitkä toimenpiteet pitää tehdä? Mitä se maksaa?
3. Suunnitelma ja toteutus
Kun tiedät mitä haluat ja mitä muutoksia tarvitaan, tee selkeä suunnitelma.
Konkreettinen tehtävä: Dokumentoi uusi prosessi:
- Mitä tehdään ennen kuukauden vaihdetta?
- Mitä tehdään kuukauden vaihteen jälkeen ja missä järjestyksessä?
- Kuka vastaa mistäkin vaiheesta?
- Mitkä ovat kriittiset määräajat?
Integroi kalenteriin tarvittavat katkopäivät ja -tehtävät. Ota käyttöön yksinkertainen seurantatyökalu, jolla voit valvoa, että kaikki vaiheet tulevat tehdyksi määräajassa.
Loppusanat – rohkeus uudistua
Jopa 88% yrityksistä on tyytyväisiä nykyiseen raportointiaikatauluunsa. Tämä on mielestäni huolestuttavaa, koska se kertoo, että emme osaa vaatia parempaa.
On kuin olisimme edelleen tyytyväisiä lankapuhelimiin, vaikka älypuhelimet ovat olleet arkipäivää jo toistakymmentä vuotta.
Rohkaisen sinua nostamaan rimaa korkeammalle. 5-10 päivän kirjanpidon katko on täysin realistinen tavoite jokaiselle yritykselle. Sen saavuttaminen ei vaadi teknologista vallankumousta, vaan selkeää tahtotilaa, prosesseja ja aikataulutusta.
Ja mikä tärkeintä – se maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti.
Jos haluat keskustella tästä aiheesta lisää tai tarvitset apua taloushallintosi modernisaatiossa, ota yhteyttä. Olemme Tonavalla auttaneet kymmeniä yrityksiä siirtymään 2015-luvulta 2025-luvulle, ja tulokset puhuvat puolestaan.
Onko sinunkin yrityksesi osa sitä 88 %:a, jolle hidas raportointi riittää?
🔍 Lue, mitä tutkimus kertoo – ja miksi juuri nyt kannattaa päivittää toimintatavat.
Jarkko Iitiä
Toimitusjohtaja
+358 44 3570172
jarkko.iitia@tonava.fi