Tarkkaan palkanlaskentaan tarvitaan monipuolisesti työntekijän henkilö- ja työsuhdetietoja sekä ajantasaisia työaikatietoja. Keskeisiä tietoja ovat työntekijän perustiedot (henkilötunnus, pankkitiedot), verokorttitiedot, työsopimuksen ehdot (palkkaperuste, työaika), toteutuneet työtunnit, mahdolliset lisät ja korvaukset sekä lakisääteiset vähennykset. Myös luontoisedut, lomat ja poissaolot vaikuttavat oleellisesti palkanlaskennan lopputulokseen. Oikeat ja ajantasaiset tiedot varmistavat, että palkat maksetaan oikein ja ajallaan, mikä lisää työtyytyväisyyttä ja vähentää taloushallinnon korjaustyötä.
Tarkan palkanlaskennan perusteet
Tarkka palkanlaskenta on yritysten taloushallinnon kulmakivi, joka vaikuttaa sekä yritykseen että työntekijöihin. Virheettömästi suoritettu palkanlaskenta varmistaa, että työntekijät saavat ansaitsemansa korvauksen oikein ja ajallaan, mikä puolestaan lisää työtyytyväisyyttä ja luottamusta työnantajaan.
Epätarkka palkanlaskenta aiheuttaa monenlaisia ongelmia. Virheelliset palkkalaskelmat johtavat usein tyytymättömyyteen työntekijöiden keskuudessa ja voivat aiheuttaa merkittävää hallinnollista lisätyötä virheiden korjaamisessa. Virheellinen palkanlaskenta voi myös johtaa lakisääteisten velvoitteiden, kuten verojen ja vakuutusmaksujen, virheelliseen raportointiin, mikä taas voi aiheuttaa sanktioita ja lisäkustannuksia.
Onnistunut palkanlaskenta edellyttää kattavaa ja ajantasaista tietoa työntekijöistä, työsuhteista, työajoista ja erilaisista lisistä ja vähennyksistä. Tässä artikkelissa käsittelemme yksityiskohtaisesti, mitä tietoja tarvitaan, jotta palkanlaskenta voidaan suorittaa tarkasti ja tehokkaasti – työntekijän perustiedoista aina monimutkaisempiin verotusnäkökohtiin ja lakisääteisiin maksuihin.
Mitkä ovat työntekijän perustiedot palkanlaskentaa varten?
Palkanlaskentaa varten tarvitaan kattavat työntekijän perustiedot, jotka muodostavat pohjan koko palkanlaskentaprosessille. Nämä tiedot ovat välttämättömiä palkan oikeellisuuden, verotuksen sekä lakisääteisten ilmoitusten kannalta.
Kaikista työntekijöistä tarvitaan henkilötiedot, joihin kuuluvat täydellinen nimi, henkilötunnus, osoite ja yhteystiedot. Henkilötunnus on erityisen tärkeä verotustarkoituksiin ja muihin viranomaisilmoituksiin. Työntekijän pankkiyhteystiedot, erityisesti IBAN-tilinumero, on olennainen palkanmaksua varten.
Työntekijän verokorttitiedot ovat välttämättömiä oikean ennakonpidätyksen laskemiseksi. Verokortti sisältää perus- tai sivutuloverokortin tiedot, veroprosentin sekä mahdollisen tulorajan. Myös tieto verokortin voimassaolosta on tärkeä, sillä verokortti on yleensä voimassa vuoden kerrallaan.
| Perustiedot | Miksi tarvitaan |
|---|---|
| Henkilötunnus | Henkilön yksilöintiin, verotukseen ja viranomaisilmoituksiin |
| Pankkitiedot | Palkan maksamista varten |
| Verokortti | Ennakonpidätyksen määrittämiseen |
| Työsopimustiedot | Palkan määrän ja työsuhteen ehtojen varmistamiseen |
| Työaikamalli | Työajan ja mahdollisten lisien laskemiseen |
Työsopimustiedoista tarvitaan tieto työsuhteen laadusta (toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen), alkamispäivästä ja mahdollisesta päättymispäivästä. Nämä vaikuttavat esimerkiksi loma-ajan palkkaan ja työsuhteen päättyessä maksettaviin korvauksiin.
Työaikatiedoista tarvitaan työntekijän työaikamalli – onko kyseessä kokoaikainen vai osa-aikainen työ, ja mikä on sovittu viikkotyöaika. Palkan määrä ja palkanmaksukausi (tuntipalkka, kuukausipalkka, jne.) ovat keskeisiä tietoja, samoin kuin sovellettava työehtosopimus, joka voi vaikuttaa esimerkiksi palkkojen minimitasoon ja erilaisiin lisiin.
Myös tiedot työntekijän mahdollisista luontoiseduista, kuten auto-, puhelin- tai ravintoedusta, on sisällytettävä palkanlaskentaan. Nämä vaikuttavat sekä verotukseen että kokonaispalkkaan.
Mitä työaikatietoja tarvitaan palkan laskemiseen?
Tarkkaa palkanlaskentaa varten tarvitaan yksityiskohtaiset työaikatiedot kaikilta työntekijöiltä. Nämä tiedot ovat erityisen tärkeitä tuntipalkkaisten työntekijöiden kohdalla, mutta myös kuukausipalkkaisten työntekijöiden palkanlaskentaan tarvitaan työaikatietoja erilaisten lisien ja korvausten määrittämiseksi.
Tehdyt työtunnit ovat perustieto, joka tarvitaan erityisesti tuntipalkkaisten työntekijöiden palkan laskemiseksi. Työaikakirjanpito on lakisääteinen velvoite työnantajalle. Modernit työajanseurantajärjestelmät helpottavat tiedon keräämistä ja sen siirtämistä palkanlaskentaan.
Ylityötunnit ja niistä maksettavat korvaukset lasketaan työaikalain ja sovellettavan työehtosopimuksen mukaan. Ylitöistä maksetaan yleensä korotettua palkkaa: ensimmäisiltä 2 tunnilta 50 % korotus ja seuraavilta tunneilta 100 % korotus. On tärkeää eritellä ylityötunnit selkeästi työaikakirjanpidossa.
| Työaikatieto | Vaikutus palkkaan |
|---|---|
| Normaalit työtunnit | Peruspalkan laskeminen tuntipalkkaisille |
| Ylityötunnit | Ylityökorvaukset (50-100% korotus) |
| Ilta- ja yölisät | Työehtosopimuksen mukaiset lisät |
| Viikonloppu- ja pyhätyöt | Korotetut palkat (esim. sunnuntailisä 100%) |
| Lomat ja poissaolot | Loma-ajan palkka, sairausajan palkka tai palkattomien poissaolojen vähennys |
Ilta-, yö- ja viikonlopputyölisät vaihtelevat työehtosopimuksen mukaan. Yleisiä ovat esimerkiksi iltalisä klo 18-23 välillä tehdystä työstä ja yölisä klo 23-06 välillä tehdystä työstä. Sunnuntaityöstä maksetaan työaikalain mukaan 100 % korotettu peruspalkka. Myös arkipyhät voivat vaikuttaa palkkaan työehtosopimuksen määräysten mukaisesti.
Loma-ajat ja niistä maksettavat korvaukset on kirjattava tarkasti. Vuosiloman ajalta maksetaan vuosilomalain ja työehtosopimuksen mukainen lomapalkka tai -korvaus. Myös lomarahat tai lomapalkan korotukset tulee huomioida työehtosopimuksen mukaisesti.
Sairauspoissaolot vaikuttavat palkkaan sairausajan palkan muodossa, joka määräytyy työsopimuslain ja työehtosopimuksen perusteella. Palkattomat poissaolot tulee myös kirjata, sillä ne vähentävät maksettavaa palkkaa sovitulla tavalla.
Työaikalain mukaiset lepoajat, kuten ruokatauot, saattavat olla palkallisia tai palkattomia työehtosopimuksen mukaan, ja tämäkin tieto tarvitaan palkanlaskentaan.
Miten verotukseen liittyvät tiedot vaikuttavat palkanlaskentaan?
Verotukseen liittyvät tiedot ovat keskeisessä roolissa palkanlaskennassa, sillä ne määrittävät, kuinka paljon työntekijän palkasta pidätetään ennakonpidätystä veroja varten. Oikeat verotustiedot varmistavat, että työntekijälle ei tule yllätyksiä verotuksessa vuoden lopussa.
Verokortti on tärkein verotukseen liittyvä dokumentti palkanlaskennassa. Se sisältää tiedon työntekijän veroprosentista sekä mahdollisesta tulorajasta. Verokortti voi olla joko päätoimen verokortti tai sivutoimen verokortti, ja näillä on erilaiset vaikutukset ennakonpidätyksen laskentaan.
Perusveroprosentti määrää, kuinka suuri osa työntekijän palkasta pidätetään veroina ja muina maksuina. Jos työntekijällä on tuloraja, ennakonpidätys lasketaan perusveroprosentin mukaan tulorajaan asti, ja sen ylittävältä osalta käytetään lisäprosenttia. Verokortti voi olla myös ns. muutosverokortti, jos työntekijä on hakenut muutosta alkuperäiseen verokorttiinsa.
Sivutulon verokorttia käytetään, kun työntekijä työskentelee useammalle työnantajalle samanaikaisesti. Sivutulon verokortissa on yleensä korkeampi veroprosentti kuin päätoimen verokortissa, eikä siinä ole tulorajaa. Joissain tapauksissa työntekijällä voi olla myös freelancer-verokortti tai portaikkoverokortti.
Verokortin lisäksi palkanlaskentaan voivat vaikuttaa erilaiset verovähennykset, kuten matkakustannusten korvaukset. Nämä ovat tietyin edellytyksin verovapaita korvauksia, jotka eivät vaikuta ennakonpidätykseen, mutta ne tulee silti raportoida verottajalle.
Verotustietojen ajantasaisuus on tärkeää. Työntekijöiden tulisi toimittaa uusi verokortti työnantajalle vuosittain helmikuun alussa, kun uudet verokortit tulevat voimaan. Jos työntekijä ei toimita uutta verokorttia, työnantaja käyttää 60 % ennakonpidätystä, mikä on yleensä huomattavasti korkeampi kuin työntekijän varsinainen veroprosentti.
Mitä lakisääteisiä maksuja ja vähennyksiä palkasta tehdään?
Palkasta tehdään useita lakisääteisiä vähennyksiä, joiden oikea käsittely on olennaista sekä työnantajan että työntekijän kannalta. Näiden vähennysten tiedot on oltava ajantasaiset jokaisessa palkanmaksussa.
Työntekijän eläkevakuutusmaksu (TyEL) on yksi keskeisimmistä vähennyksistä. Vuonna 2023 TyEL-maksu on 17–52-vuotiailla ja 63–67-vuotiailla työntekijöillä 7,15 % palkasta, kun taas 53–62-vuotiailla se on 8,65 % korkeamman eläkekertymän vuoksi. Työnantaja pidättää tämän osuuden työntekijän palkasta ja tilittää sen yhdessä oman TyEL-maksunsa kanssa eläkeyhtiölle.
Työttömyysvakuutusmaksu on toinen lakisääteinen vähennys. Vuonna 2023 työntekijän osuus on 1,50 % palkasta. Työnantaja pidättää tämän osuuden ja tilittää sen Työllisyysrahastolle yhdessä oman työttömyysvakuutusmaksunsa kanssa.
| Lakisääteinen vähennys | Prosenttiosuus/määrä (2023) | Kenelle tilitetään |
|---|---|---|
| Ennakonpidätys | Verokortin mukainen % | Verohallinto |
| TyEL (17-52 v. ja 63-67 v.) | 7,15 % palkasta | Eläkeyhtiö |
| TyEL (53-62 v.) | 8,65 % palkasta | Eläkeyhtiö |
| Työttömyysvakuutusmaksu | 1,50 % palkasta | Työllisyysrahasto |
| Ulosotto | Ulosottopäätöksen mukainen | Ulosottovirasto |
| Ay-jäsenmaksu | Usein 1-2 % palkasta | Ammattiliitto |
Jos työntekijällä on ulosottovelkaa, työnantajan on pidätettävä palkasta ulosottopäätöksen mukainen summa. Ulosottopidätys lasketaan työntekijän nettopalkan perusteella ulosottokaaren säännösten mukaisesti. Ulosoton määrään vaikuttavat muun muassa työntekijän tulot ja elätettävien määrä.
Ammattiyhdistysten jäsenmaksut voidaan myös pidättää suoraan palkasta, jos työntekijä on antanut siihen valtuutuksen. Jäsenmaksut ovat yleensä noin 1-2 % palkasta, ja työnantaja tilittää ne suoraan ammattiliitolle.
Muita mahdollisia vähennyksiä voivat olla esimerkiksi työpaikkaruokailun kustannukset, työsuhdematkalipun omavastuuosuus tai vapaaehtoiset vakuutusmaksut. Näiden vähennysten tekeminen edellyttää aina työntekijän suostumusta.
Kaikki nämä vähennykset tulee huomioida ja laskea oikein jokaisessa palkanmaksussa. Vähennysten järjestyksellä on myös merkitystä, sillä esimerkiksi ennakonpidätys ja muut lakisääteiset maksut lasketaan bruttopalkasta, kun taas ulosotto lasketaan nettopalkasta.
Palkanlaskennan kokonaisuuden hallinta
Tarkka palkanlaskenta edellyttää kokonaisvaltaista tiedonhallintaa ja ajantasaisten tietojen ylläpitämistä. Keskeisimpiä tietoja ovat työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetiedot, ajantasaiset verokorttitiedot, työajanseurannan tiedot sekä erilaiset lisät ja vähennykset.
Tehokas palkanlaskenta syntyy selkeistä prosesseista ja vastuista. Esimerkiksi työaikatietojen keräämiseen kannattaa luoda toimiva järjestelmä, jossa esimiehet tarkastavat ja hyväksyvät työntekijöiden tunnit ennen niiden siirtämistä palkanlaskentaan. Myös verokorttien ja muiden tietojen päivittämisestä tulisi olla selkeät käytännöt.
Palkanlaskennan automatisointi on erinomainen keino tehostaa prosessia ja vähentää virheitä. Modernit palkanlaskentajärjestelmät mahdollistavat työaikatietojen automaattisen siirtämisen palkanlaskentaan, verokorttitietojen sähköisen haun suoraan verottajalta sekä palkkalaskelmien sähköisen toimittamisen työntekijöille.
Palkanlaskennan ulkoistaminen ammattilaisille, kuten Tonavalle, on monelle yritykselle kustannustehokas ratkaisu. Meillä on kokemusta eri toimialojen palkanlaskennasta ja tunnemme työehtosopimusten määräykset. Hoidamme koko palkanlaskentaprosessin tehokkaasti ja luotettavasti, alkaen palkkatietojen keräämisestä aina viranomaisilmoituksiin asti.
Tonavan palkanlaskentapalvelut auttavat yrityksiä hoitamaan palkanlaskennan vaivattomasti ja virheettömästi. Tarjoamme kokonaisvaltaisen palvelun, joka kattaa palkanlaskennan lisäksi myös maksatuksen, lomapalkkojen laskennan, matkalaskut ja viranomaisilmoitukset. Palvelumme räätälöidään aina yrityksen tarpeiden mukaan, ja palveluun kuuluu nimetty palkanlaskija, joka tuntee yrityksesi erityispiirteet.
Kun palkanlaskenta on ulkoistettu ammattilaisille, yritys voi keskittyä ydintoimintaansa ja varmistaa samalla, että palkanlaskenta sujuu aina oikein ja ajallaan. Tämä lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja säästää yrityksen aikaa ja resursseja.