Uuden yrittäjän yllättäviä sivukuluja ovat usein YEL-vakuutuksen todellinen kustannus, työntekijöiden palkkaamiseen liittyvät työnantajamaksut, kirjanpidon järjestäminen sekä toimistotiloihin liittyvät piilokulut. Erityisesti ensimmäisen työntekijän palkkaamisessa työnantajan sivukulut voivat tulla yllätyksenä – palkan lisäksi kustannuksia kertyy noin 20-25% työnantajamaksuista. Myös YEL-vakuutuksen vaikutus yrittäjän sosiaaliturvaan ja kustannuksiin jää monelta huomioimatta yritystoimintaa aloitettaessa. Yrittäjän on tärkeää ymmärtää ja varautua näihin kuluihin etukäteen, jotta liiketoiminnan kannattavuus ei vaarannu odottamattomien menojen takia.
Yrittäjä ja sivukulut – mitä kaikkea niihin sisältyy?
Yrittäjän sivukulut ovat varsinaisen liiketoiminnan ohella syntyviä pakollisia ja vapaaehtoisia kustannuksia, jotka vaikuttavat merkittävästi yrityksen kokonaistalouden hallintaan. Nämä kulut muodostavat huomattavan osan yrittäjän todellisista kustannuksista, mutta jäävät usein liian vähälle huomiolle liiketoimintaa suunniteltaessa.
Yrittäjän sivukuluihin lukeutuvat muun muassa:
- Vakuutusmaksut – yrittäjän eläkevakuutus (YEL) ja muut vapaaehtoiset vakuutukset
- Työnantajan sivukulut työntekijöitä palkattaessa
- Kirjanpidon ja taloushallinnon järjestämisen kustannukset
- Toimistotiloihin liittyvät ylläpitokustannukset
- Yritystoiminnan muut pakolliset vakuutukset
Näiden sivukulujen huomiotta jättäminen voi johtaa merkittäviin taloudellisiin yllätyksiin, kun yritystoiminta käynnistyy. Siksi on tärkeää ymmärtää, mistä kaikesta yrittäjän kokonaiskustannukset muodostuvat ja miten niihin kannattaa varautua.
Yleensä yrittäjät osaavat huomioida suorat liiketoiminnan kulut, kuten tarvikkeet, laitteet ja markkinoinnin, mutta sivukulujen kokonaisvaikutus talouden kokonaiskuvaan jää usein epäselväksi. Erityisesti ensimmäistä yritystään perustavalle nämä pakolliset sivukulut voivat tulla ikävänä yllätyksenä ja vaikuttaa merkittävästi liiketoiminnan kannattavuuteen.
Mitkä ovat yrittäjän pakolliset vakuutukset?
Yrittäjän on otettava YEL-vakuutus (yrittäjän eläkevakuutus), kun yritystoiminta on jatkunut vähintään neljä kuukautta ja työtulon arvio ylittää vuosittain vahvistetun minimimäärän. Tämä vakuutus on pakollinen kaikille 18-67-vuotiaille yrittäjille ja se muodostaa perustan yrittäjän sosiaaliturvalle.
YEL-vakuutuksen kustannus määräytyy yrittäjän itse määrittelemän työtulon perusteella, ei yrityksen todellisten tulojen mukaan. Työtulo kannattaa määritellä realistisesti, sillä se vaikuttaa suoraan:
- Eläkkeen kertymiseen
- Sairaus- ja vanhempainpäivärahoihin
- Työttömyysturvaan
- Työkyvyttömyysturvaan
Liian alhainen YEL-työtulo voi johtaa riittämättömään sosiaaliturvaan, kun taas liian korkea työtulo aiheuttaa tarpeettoman suuria vakuutusmaksuja. YEL-maksu on uudelle yrittäjälle edullisempi, sillä ensimmäisen 48 kuukauden aikana saa 22 prosentin alennuksen.
| Pakollinen vakuutus | Milloin pakollinen | Vaikutus yrittäjän talouteen |
|---|---|---|
| YEL-vakuutus | Kun yrittäjätoiminta kestää yli 4 kk ja vuositulo ylittää minimin | Määrittelee sosiaaliturvan tason, vaikuttaa välittömästi kuluihin |
| Tapaturmavakuutus | Vapaaehtoinen yrittäjälle, pakollinen työntekijöille | Suojaa taloudellisesti tapaturman sattuessa |
| Vastuuvakuutus | Usein sopimusehto asiakassuhteissa | Turvaa vastuuvahingoilta, voi olla toiminnan edellytys |
Yrittäjälle suositeltavia vapaaehtoisia vakuutuksia ovat esimerkiksi tapaturmavakuutus, henkivakuutus, keskeytysvakuutus ja vastuuvakuutus. Toimialakohtaisesti voi olla myös muita pakollisia vakuutuksia. Vakuutustarve kannattaa käydä huolellisesti läpi vakuutusasiantuntijan kanssa, jotta turva on riittävä mutta kustannukset pysyvät hallinnassa.
Kuinka paljon työntekijän palkkaaminen todella maksaa?
Työntekijän palkkaaminen aiheuttaa yrittäjälle huomattavasti enemmän kustannuksia kuin pelkkä sovittu palkka. Työnantajan pakolliset sivukulut nostavat työntekijästä aiheutuvia kokonaiskustannuksia noin 20-25 % varsinaisen palkan päälle. Nämä sivukulut ovat lakisääteisiä ja niiden maksamisesta on huolehdittava ajallaan.
Työnantajan sivukulut koostuvat seuraavista eristä:
- Työeläkevakuutusmaksut (TyEL)
- Työnantajan sairausvakuutusmaksu
- Työttömyysvakuutusmaksu
- Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksu
- Ryhmähenkivakuutusmaksu
Näiden lisäksi työntekijästä aiheutuu välillisiä kustannuksia, kuten lomapalkat, sairausajan palkat, työterveyshuollon kustannukset sekä mahdolliset koulutus- ja työvälinekustannukset. Myös työntekijän rekrytointiprosessi ja perehdyttäminen sitovat aikaa ja resursseja.
| Kustannuserä | Osuus palkasta (keskimäärin) | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| TyEL-maksu | ~17-18 % | Vaihtelee työnantajan koon mukaan |
| Sairausvakuutusmaksu | ~1,5 % | Maksetaan kaikista palkoista |
| Työttömyysvakuutusmaksu | ~1-2 % | Vaihtelee vuosittain ja palkkasumman mukaan |
| Tapaturmavakuutus | ~0,5-5 % | Riippuu toimialasta ja työn riskitasosta |
| Lomakorvaukset | ~10-13 % | Riippuu lomaoikeudesta |
Varauduttaessa työntekijän palkkaamiseen kannattaa laskea kokonaiskustannukset huolellisesti. Työntekijä maksaa yrittäjälle keskimäärin 1,5 kertaa bruttopalkkaansa vastaavan summan, kun kaikki sivukulut ja välilliset kustannukset huomioidaan. Tämän ymmärtäminen on erittäin tärkeää rekrytointipäätöstä tehtäessä.
Tonavan palkanlaskentapalvelun avulla varmistamme, että kaikki työnantajavelvoitteet tulevat hoidetuksi oikein ja ajallaan. Palvelumme kattaa palkanlaskennan, maksatuksen, lomapalkkojen laskennan, matkalaskut ja viranomaisilmoitukset. Tarjoamme myös neuvontaa työsopimuksiin ja työlainsäädäntöön liittyvissä kysymyksissä.
Miten kirjanpidon ja taloushallinnon kustannukset kannattaa huomioida?
Kirjanpito ja taloushallinto ovat välttämättömiä toimintoja, joiden kustannukset on hyvä huomioida jo yritystoiminnan suunnitteluvaiheessa. Ammattitaitoinen taloushallinto ei ole pelkkä kustannuserä vaan pikemminkin sijoitus, joka auttaa yrittäjää tekemään parempia päätöksiä, välttämään virheitä ja optimoimaan verotusta.
Taloushallinnon kustannukset koostuvat yleensä:
- Kirjanpidon peruspalveluista (kuukausittaiset kirjaukset, alv-ilmoitukset)
- Tilinpäätöksen laatimisesta
- Veroilmoitusten tekemisestä
- Mahdollisista palkanlaskentapalveluista
- Taloushallinnon ohjelmistojen lisenssimaksuista
- Taloudellisesta neuvonnasta ja konsultoinnista
Kustannukset vaihtelevat yrityksen koon, toimialan ja tositteiden määrän mukaan. Tilitoimistojen hinnoittelumallit voivat perustua kiinteään kuukausihintaan, tositekohtaiseen hinnoitteluun tai näiden yhdistelmään.
Tonavalla tarjoamme kattavat taloushallinnon palvelut, jotka skaalautuvat yrityksesi koon ja tarpeiden mukaan. Hyödynnämme moderneja järjestelmiä ja automaatiota, mikä tekee palvelustamme kustannustehokaan. Näin yrittäjänä voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen taloushallintoon kuluvan ajan sijaan.
Kokonaisvaltainen taloushallinnon järjestäminen auttaa myös sivukulujen hallinnassa:
- Saat tarkan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta
- Voit ennakoida tulevia kustannuksia paremmin
- Kirjanpitäjältä saat neuvoja verotuksellisesti järkeviin ratkaisuihin
- Virheelliset viranomaisilmoitukset ja niistä seuraavat lisäkustannukset vältetään
Kun valitset taloushallinnon kumppania, kiinnitä huomiota palvelun laatuun, asiantuntemukseen ja siihen, että kumppani ymmärtää toimialasi erityispiirteet. Oikean kumppanin valinta voi tuoda merkittäviä säästöjä ja auttaa liiketoimintasi kasvussa.
Mitä toimistotiloihin liittyviä kuluja yrittäjät eivät usein osaa ennakoida?
Toimistotilojen hankkiminen tuo mukanaan monia näkymättömiä kuluja, joita uudet yrittäjät eivät usein osaa ottaa huomioon. Vuokran lisäksi toimistotiloihin liittyy monia juoksevia kuluja, jotka voivat muodostaa merkittävän osan yrityksen kiinteistä kustannuksista.
Yleisimpiä yllättäviä toimistotiloihin liittyviä kuluja ovat:
- Takuuvuokrat ja etukäteismaksut
- Sähkö-, vesi- ja lämmityskustannukset
- Internet- ja puhelinliittymät sekä IT-infrastruktuuri
- Kiinteistövakuutukset ja mahdolliset vastuu- ja omaisuusvakuutukset
- Siivous- ja jätehuoltopalvelut
- Kiinteistön huolto- ja korjauskustannukset
- Turvallisuusjärjestelmät ja niiden ylläpito
- Sisustus ja kalusteet sekä niiden uusiminen
Erityisen yllättäviä ovat usein vuokrasopimukseen liittyvät ehdot, kuten remonttivelvoitteet vuokra-ajan päättyessä, siivousvelvoitteet tai kiinteistöön liittyvät ylimääräiset maksut. Myös toimistolaitteiden huolto- ja ylläpitosopimukset voivat aiheuttaa yllättäviä kustannuksia.
Toimistotilojen kustannuksia kannattaa tarkastella kokonaisuutena ja pohtia, onko oma toimisto välttämätön vai riittäisivätkö esimerkiksi coworking-tilat tai osittainen etätyö. Nykyisin monet yritykset toimivat joustavissa tilaratkaisuissa, jotka sopeutuvat yrityksen tarpeisiin ja kasvuvaiheeseen.
Varautuminen toimistotilojen todellisiin kustannuksiin kannattaa sisällyttää liiketoimintasuunnitelmaan ja budjettiin jo alkuvaiheessa. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä ja voidaan tehdä kustannustehokkaita päätöksiä tilaratkaisujen suhteen.
Miten voit varautua yrittäjyyden yllättäviin sivukuluihin?
Yrittäjyyden sivukuluihin varautuminen vaatii huolellista suunnittelua ja ennakointia. Parhaiten näihin kuluihin voi valmistautua ottamalla ne huomioon jo liiketoimintasuunnitelmaa ja budjettia laadittaessa. Näin yllättäviäkin menoja osataan odottaa eikä kassavirta ajaudu kriisiin odottamattomien kuluerien takia.
Konkreettisia keinoja sivukuluihin varautumiseen:
- Laadi yksityiskohtainen liiketoimintasuunnitelma ja budjetti
- Käytä asiantuntija-apua ja pyydä tilitoimistolta arvio kulujen kokonaisuudesta
- Keskustele muiden yrittäjien kanssa ja opi heidän kokemuksistaan
- Suunnittele kassavirta huolellisesti ja varaa puskuria yllätyksiä varten
- Harkitse vakuutusten kokonaisuutta huolellisesti – älä alivakuuta mutta vältä myös turhia vakuutuksia
- Varaa riittävä maksuprosentti veroihin ja muihin maksuihin
- Tee vertailuja eri palveluntarjoajien välillä löytääksesi kustannustehokkaimmat ratkaisut
Erityisen tärkeää on ymmärtää, millainen sosiaaliturva yrittäjällä itsellään on ja miten YEL-vakuutuksen työtulon määrittely vaikuttaa siihen. Myös työntekijöiden palkkaamiseen liittyvät todelliset kustannukset kannattaa laskea tarkasti etukäteen.
Tonava on yrittäjän kumppani taloushallinnon ja sivukulujen hallinnassa. Tarjoamme asiantuntevaa neuvontaa ja palveluita, jotka auttavat yrittäjää ennakoimaan ja optimoimaan sivukuluja. Kokeneet asiantuntijamme ymmärtävät yrittäjyyden haasteet, sillä olemme itsekin kasvuyrittäjiä.
Säännöllinen seuranta ja ennakointi ovat avainasemassa sivukulujen hallinnassa. Kun taloudellinen tilanne on hyvin selvillä, voi yrittäjä tehdä fiksuja päätöksiä, jotka tukevat liiketoiminnan kehittymistä ja kasvua. Ota rohkeasti yhteyttä meihin, niin autamme sinua varautumaan yrittäjyyden sivukuluihin asiantuntevasti ja käytännönläheisesti.