Myönnetään suoraan: suomalainen taloushallinto on usein yhtä modernia kuin Nokia 3310 tämän päivän älypuhelinmarkkinassa. Samaan aikaan kun puhutaan tekoälystä, metaversesta ja kvanttitietokoneista, keskiverto tilitoimisto käyttää yhä järjestelmiä ja prosesseja, jotka eivät vastaa nykypäivän tarpeisiin.
Ja sinä, hyvä yrittäjä, maksat tästä etuoikeudesta joka kuukausi.
Taloushallinnon digitalisaatio vs. todellisuus
Puhutaan suoraan: useimmat tilitoimistot ovat ”digitalisoineet” toimintansa – teknisesti kyllä, mutta käytännössä… no, tiedät kyllä.
Aito digitaalinen taloushallinto ei ole:
- PDF-laskuja sähköpostissa (tämä ei ole digitalisaatiota, tämä on sähköpostin käyttöä)
- Excel-tiedostoja mappien sijaan (sama asia, eri muodossa)
- Verkkolaskuja, jotka joku silti manuaalisesti käsittelee
Aito digitaalinen taloushallinto tarkoittaa, että koko prosessi toimii ilman ihmiskäsiä alusta loppuun. Se on kuin Tinder verrattuna 90-luvun lehti-ilmoituksiin – eri maailmasta.
Brutaali totuus: Taloushallintosi on luultavasti surkea
Useimmat yrittäjät ovat tottuneet tiettyyn kipuun ja kärsimykseen taloushallinnossa. Se on kuin krooninen selkävaiva – elät sen kanssa, koska luulet että se kuuluu asiaan.
Moderni taloushallintoteknologia on kaikkien saatavilla. Tässä mitä se voi tehdä:
1. Tavoitteena nollatason manuaalinen työ
Modernissa järjestelmässä:
- Ostolaskut käsitellään täysin automaattisesti järjestelmässä (ei mitään ”hyväksymiskierroksia” sähköpostilla)
- Myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti (sekunnin viiveellä, ei viikkojen)
- Eri ohjelmistot on integroitu taloushallintaan
- Kuitit toimitetaan heti mobiilisti (ei kuittikuoria, ei skannaamista, ei näpyttelyä)
- Palkanlaskenta tapahtuu automaattisesti integroitujen järjestelmien avulla
- Talouden raportit päivittyvät reaaliaikaiseti järjestelmään
Kysy itseltäsi: Kuinka monta tuntia kuukaudessa sinä tai henkilöstösi käyttää vielä paperien pyörittelyyn tai tiedon syöttämiseen? Nuo tunnit ovat suoraa rahanhukkaa ja se on sinun rahaasi.
2. Virheet ovat historiaa, eivät osa prosessia
Perinteinen malli perustuu ajatukselle ”ihminen tekee virheitä, siksi tarvitaan tarkistuksia.
Moderni ajattelu: ”Automaatio hoitaa tekemisen ja ihmisen tehtävä on valvoa laatua ja jatkuvasti virittää sitä paremmaksi.”
Esimerkki elävästä elämästä:
- Vanha malli: Kirjanpitäjä kirjaa laskun, toinen tarkistaa, kolmas hyväksyy ja laittaa maksuun, virheitä silti tapahtuu, niitä korjaillaan kuukausittain
- Moderni malli: Järjestelmä tunnistaa ostolaskun, tiliöi, asettaa alv%:n, kustannuspaikan ja tekee vaikka jaksotukset automaattisesti, virheitä ei tapahdu, laatua valvotaan ja automaatiota opetetaan jatkuvasti
Älä hyväksy enää ajatusta, että virheiden korjaaminen on normaali osa taloushallintoa. Se on yhtä absurdia kuin ajatus, että autoilun luonnollinen osa on säännölliset kolarit.
3. Reaaliaikaisuus ei ole vaihtoehto, se on perusvaatimus
Jos et näe yrityksesi taloustilannetta reaaliajassa vuonna 2025, et itse asiassa johda yritystäsi – sinä vain arvailet.
Reaaliaikaisuus tarkoittaa:
- Kassavirta näkyy päivän tarkkuudella, ei kuukauden
- Myyntikate on laskettavissa milloin tahansa, ei vain tilinpäätöksessä
- Palkkakulut ovat ennustettavissa ennen kuin ne syntyvät, ei vasta jälkikäteen
- Saatavienhallinta on kunnossa ja rahankierto nopeutuu vähintään 30%
- Tieto siirtyy eri ohjelmistojen välillä automaattisesti rajapintojen avulla
Miksi integraatiot ovat tärkeämpiä kuin kaikenlaiset raportit yhteensä
Tosielämän tarina:
Eräs yrittäjä istui minun kanssani tapaamisessa ja ylpeänä esitteli, kuinka hänen yrityksellään oli hienot järjestelmät: CRM, ERP, HR-järjestelmä, verkkokauppa ja taloushallinnon järjestelmä. Mie kysyin: ”Miten nämä keskustelevat keskenään?”
Vastaus: ”Eivät mitenkään. Minä käytän 2 päivää kuukaudessa siirtääkseni tiedot järjestelmästä toiseen älykkäillä exceleillä.”
Modernissa taloushallinnossa integraatiot eivät ole lisävaruste – ne ovat koko järjestelmän ydin:
- Toiminnanohjausjärjestelmä → Kirjanpito: Automaattisesti, ei csv-tiedostoja välissä, ei edes nappia painamalla
- CRM → Laskutus → Kirjanpito: Seamless flow, ei manuaalisia siirtoja
- Verkkokauppa → Taloushallinto: Päivän myynnit kirjautuvat automaattisesti, eivät odota kuun vaihdetta
- Työajanseuranta → Palkanlaskenta: Tunnit siirtyvät suoraan, ilman Excel-kierrosta
- Kassajärjestelmä → Päivän myynnit: Myynnit siirtyy automaattisesti kassan päivän päätöksen jälkeen kirjanpitoon
Jos et vaadi integraatioita, maksat käytännössä ihmisille siitä, että he toimivat hitaina ja virhealttiina ”integraatioina” järjestelmiesi välillä.
Miksi kenenkään ei pidä pelätä tekoälyä?
Tekoäly muuttaa taloushallintoa valtavasti:
- Se tunnistaa kuitit ja laskut ihmistä tarkemmin
- Se oppii tiliöimään dokumentit historiasta
- Se tuottaa raportteja ja analyyseja napin painalluksella
- Se ennustaa kassavirtaa menneen datan perusteella
Tämä ei ole tieteiselokuvaa – tämä tapahtuu juuri nyt.
Miksi pelätä asiaa, jolla on oikeasti merkitystä ja tuottaa hyvää? Ei kenenkään töitä olla viemässä, vaan pystytään tarjoamaan parempaa laatua ja nopeammin.
Miten Tonava rakentaa taloushallintosi uudelleen
Tonavan lähestymistapa on häpeämättömän suoraviivainen:
- Diagnoosihetkellä emme säästele – Kerromme rehellisesti mikä nykyisessä järjestelmässäsi on vialla (ja yleensä se on paljon)
- Emme korjaile vanhaa – Sen sijaan rakennamme uudelleen. Meillä ”näin on aina tehty” -ajattelua ei ole
- Teknologiavalinnoissa olemme tinkimättömiä – Valitsemme vain sen mikä toimii, emme sitä mihin kirjanpitäjäsi on tottunut
- Prosessit rakennetaan alusta asti – Kaikki työvaiheet kyseenalaistetaan yksinkertaisella kysymyksellä: ”Voiko tämän automatisoida?”
- Koulutamme, seuraamme ja autamme – Varmistamme, että jokainen osaa käyttää työkaluja oikein ja oikeaan aikaan
Tämä ei ole kaikille. Jos haluat säilyttää vanhat tapasi ja tehottomuutesi, me emme ole sinulle. Mutta jos haluat hyötyä digitalisaation täydestä voimasta, olemme valmiina.
Loppupäätelmä: Teknologia ei ole ongelma, se on osa ratkaisua
Tässä vaiheessa pitäisi olla selvää: teknologia modernin taloushallinnon toteuttamiseen on olemassa. Se ei ole kallista. Se ei ole monimutkaista. Se toimii.
Ainoa este on mukavuudenhalu.
Jos haluat jatkaa kuten ennenkin, tuhlaa rahaa manuaaliseen työhön, kärsi virheistä ja tee päätöksiä vanhentuneen tiedon varassa… se on sinun valintasi.
Mutta jos haluat:
- Säästää rahaa
- Tehdä vähemmän virheitä
- Nähdä bisneksesi tilanteen reaaliajassa
- Nukkua yösi paremmin
…niin on aika siirtyä 2025-luvulle.
Jos olet valmis uudistamaan vanhentuneet tapasi sekä taloushallintojärjestelmäsi ja rakentamaan tilalle jotain oikeasti toimivaa, ota yhteyttä.