3 hyvää syytä ulkoistaa palkanlaskenta

3 hyvää syytä ulkoistaa palkanlaskenta

Jaa artikkeli: 

Haluaisitko säästää aikaa ja rahaa sekä keskittyä olennaiseen paperitöiden sijaan? Palkanlaskennan ulkoistaminen tilitoimistolle helpottaa yrityksen arkea ja sujuvoittaa prosesseja.

Onko palkkakauden päättyminen yrityksessäsi aina hirvittävä härdelli, jossa lähetellään tuntilistoja, metsästetään kuitteja ja yritetään ehtiä tekemään kaikki tarvittava ajoissa? Mitä jos ulkoistaisit palkanlaskennan tilitoimistosi ammattilaisille ja keskittyisit itse olennaiseen?

Tässä kirjoituksessa käymme läpi tärkeimpiä syitä palkanlaskennan ulkoistamiseen. Lisäksi annamme vinkit ulkoistamisen käytännön toteutukseen sekä työajankirjauksen prosessien sujuvoittamiseen.

1. Aikaa säästyy

Palkanlaskentaan liittyy paljon erilaisia tehtäviä: matkalaskujen ja kulukorvausten käsittelyä, TES-tulkintaa, tietojen tarkastamista, ilmoituksia palkkarekisteriin… Monessa yrityksessä ei ole päätoimista palkanlaskijaa, vaan palkkojen laskeminen on osa jonkun laajempaa työnkuvaa. Silloin palkkakauden päättyessä monet muut tärkeät tehtävät jäävät sivuosaan, jotta palkat saadaan laskettua ajallaan ja velvoitteet hoidettua määräaikaan mennessä.

Palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaakin ensisijaisesti merkittävää ajansäästöä yrityksellesi. Kun tiedot toimitetaan tilitoimiston ammattitaitoiselle palkanlaskijalle, vapautuu omien työntekijöiden aikaa tuottavaan työhön ja yritystoiminnan kehittämiseen. Ajansäästön määrä riippuu monesta tekijästä, mutta jos palkanlaskenta on pois asiakas- ja esimiestyöstä, kannattaa ulkoistamista harkita.

Palkanlaskennan ulkoistaminen voi olla myös taloudellisesti kannattavaa. Kun ammattitaitoinen taloushallinnon kumppani hoitaa palkat maksuun ajallaan ja oikein, voit käyttää yrityksen vapautuneet resurssit tuottavampaan työhön.

2. Arki helpottuu ja virheiden määrä vähenee

Palkanlaskennan ulkoistaminen sujuvoittaa yrityksen arkea monella tavalla. Työaikojen kirjaaminen, matkalaskujen käsitteleminen ja palkkakuittien lähettely ovat harvoin kenenkään suosikkitehtäviä, ja kun prosessit eivät ole kunnossa, virheitä voi sattua.

Palkanlaskennan ulkoistaminen on erinomainen hetki miettiä koko työajanhallinnan ketju kuntoon. Olisiko aika siirtää paperilaput tai Excel-tiedostot historiaan ja ottaa käyttöön helppokäyttöinen, myös puhelimella toimiva työajankirjausohjelma, josta tiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentaan?

Sujuvat prosessit helpottavat myös työntekijöiden arkea. Kätevä järjestelmä kannustaa täyttämään työtunnit aina päivän päätteeksi, ei vain palkkakauden lopussa muistikuvien varassa. Työntekijät myös arvostavat, että palkat on aina laskettu oikein ja ajallaan ja että kaikki tärkeät tiedot palkoista, korvauksista ja kertyneistä lomista ovat helposti löydettävissä.

3. Alan osaamista ei tarvitse päivittää itse

Palkanlaskenta on paljon muutakin kuin toteutuneiden työtuntien naputtelua järjestelmään. Osaava palkanlaskija ymmärtää lain vaatimukset, osaa tehdä oikeat TES-tulkinnat, ottaa huomioon paikallisen sopimisen erityisehdot sekä pitää huolta siitä, että palkkakirjanpito on tehty oikein ja raportit lähetetty asianmukaisiin paikkoihin. Palkanlaskija myös seuraa työelämän muuttumista ja osaa ottaa huomioon erilaiset moninaistuvat työsuhteet ja työn tekemisen muodot.

Osaamisen ja tietojen päivittäminen vaatii sekin aikaa ja panostuksia. Palkanlaskennan ulkoistamalla voit keskittyä yrityksesi ydintoimintaan ja antaa ammattilaisen keskittyä palkanlaskennan koukeroihin.

Palkanlaskennan ulkoistaminen tilitoimistolle auttaa myös hallitsemaan henkilöstön vaihtuvuuteen tai lomiin liittyviä riskejä. Näin et jää tyhjän päälle, jos yrityksen ainoa palkanlaskennan osaaja on sairaana tai lomalla tai vaihtamassa työpaikkaa.

Näin ulkoistat palkanlaskennan

Palkanlaskennan voi ulkoistaa kokonaan tai osittain, joko yhdessä rykäyksessä tai vaiheittain. Ammattitaitoinen tilitoimisto auttaa selvittämään tilanteesi ja valitsemaan parhaan vaihtoehdon.

Itse ulkoistaminen on melko yksinkertainen prosessi: tilitoimistosi pyytää tiedot työntekijöistä, työsopimuksista, palkanmaksupäivistä ja muista tärkeistä asioista ja selvittää samalla mahdolliset erityistarpeet esimerkiksi tuntien kirjaamiseen liittyen. Tämän jälkeen palkanlaskenta on ammattilaisen käsissä, ja omat resurssisi vapautuvat olennaiseen.

Palkanlaskennan ulkoistaminen on erinomainen kohta miettiä laajemminkin taloushallinnon sähköistämistä ja yrityksen prosessien sujuvoittamista nykyaikaisilla järjestelmillä. Jos käytössäsi ei ole vielä sähköistä taloushallinnon järjestelmää, kannattaa digitaalisen taloushallinnon matka aloittaa tutustumalla Netvisorin ominaisuuksiin.

 

Tonava on paljon muutakin kuin tilitoimisto. Haluamme olla vastuullinen taloushallinnon kumppani, joka auttaa sinua kaikissa yrityksen tärkeissä kasvuvaiheissa ja -tilanteissa. Tutustu palveluihimme täältä tai jätä yhteydenottopyyntö täältä. Voit myös olla suoraan yhteydessä Pasi Rissaseen, 050 389 8713.

Yhteystiedot

Tonava Group Oy
Malmin raitti 17 A, 2 krs 
I
00700 Helsinki
I
050 389 8713
Y-tunnus: 3002598-9

Navigaatio

Seuraa meitä

Avoimet työpaikat

Katso vapaat paikat
©Tonava Group Oy 2021

Ota yhteyttä