Käytätkö liikaa aikaa ja rahaa yrityksen talouden rutiinien pyörittämiseen? Tässä Pasi Rissasen antamat kaksi elävän elämän esimerkkiä siitä, kuinka sähköinen taloushallinto helpottaa arkea ja tuo merkittäviä säästöjä.
Tapaan joka viikko lukuisia yrittäjiä, joiden kanssa käymme läpi yrityksen taloushallintoa ja etsimme kohtia, joissa arjesta voitaisiin tehdä sujuvampaa sähköisten järjestelmien myötä.
Tapaamisissa toistuvat usein samat asiat: taloushallinnon rutiinit hoidetaan edelleen käsin, tai jos sähköisiä järjestelmiä on käytössä, joutuu yrittäjä hyppimään niiden välillä eri tehtäviä hoitaessaan. Tässä kaksi esimerkkiä viime viikolla tapaamistani yrittäjistä – tunnistatko oman yrityksesi haasteet näistä kuvauksista?
Kuinka paljon aikaa käytät arkirutiinien pyörittämiseen?
Vaikka olemme viime vuosina auttaneet Tonavalla lukuisia yrityksiä sähköistämään taloushallintonsa, hämmästyn edelleen, kuinka moni yritys tekee edelleen kaiken manuaalisesti ja vaikeimman kautta.
Otetaan esimerkiksi eräs viime viikolla tapaamani rakennusliikkeen omistaja. Yrittäjä kuvasi, että rakennusliikkeen taloushallinto hoidetaan perinteisellä tavalla. Laskut, noin 20 kappaletta kuukaudessa, saapuvat paperisena hänen kotiosoitteeseensa, ja hän käy maksamassa ne verkkopankissa. Myyntilaskut, noin 7 kappaletta kuussa, hän tekee koneella erillisellä ohjelmalla, tulostaa ne paperille, taittelee ne kirjekuoreen, laittaa postimerkin päälle ja käy viemässä postilaatikkoon. Lisäksi hän kuukausittain kerää tiliotteet, ottaa niistä valokuvat, muuntaa ne PDF-muotoon ja lähettää kirjanpitäjälleen.
Yrityksen taloushallinto on täysin manuaalista. Kuinka paljon tähän kaikkeen menee aikaa – ja kuinka paljon järkevämmin tuon ajan voisi käyttää? Olimme yrittäjän kanssa samaa mieltä tilanteen kestämättömyydestä, ja hän päätti vaihtaa tilitoimistoa.
Kaikkein hämmästyttävin vaihe oli kuitenkin vasta edessä: kun olimme yhteydessä yrittäjän vanhaan tilitoimistoon palveluiden siirrosta, selvisi että tilitoimisto oli viimeiset neljä vuotta tehnyt asiakkaan kirjanpidon Netvisor-järjestelmään! Asiakkaan aikaa ja vaivaa olisi säästynyt merkittävästi, jos joku olisi kertonut Netvisorista hänelle ja opastanut tekemään asiat suoraan sähköisesti. Lopulta ajansäästön lisäksi myös rahallinen hyöty on merkittävä, kun laskua ei enää synny asioista jotka voidaan myös automatisoida.
Joudutko hyppimään usean eri järjestelmän välillä?
Toinen suuri hämmästyksen aihe on se, kuinka usein sähköisiä järjestelmiä käytetään puoliteholla. Tässä myös meillä tilitoimistoilla on peiliin katsomisen paikka: osaammeko kertoa tarpeeksi selkeästi nykyaikaisista ratkaisuista ja auttaa yrittäjiä ottamaan järjestelmät käyttöön? Esimerkiksi verkkolaskuja hyödynnetään edelleen suhteellisen vähän, vaikka verkkolaskudirektiivi on ollut voimassa huhtikuusta 2020 alkaen.
Tapasin viime viikolla yrittäjän, jonka taloushallinto oli sähköistetty – mutta vain osittain. Myyntilaskut yrittäjä lähetti sähköisen taloushallintajärjestelmän kautta, ostolaskut hän taas vastaanotti sähköisenä omaan verkkopankkiinsa. Luottokortti- ja käteiskulut ladattiin vielä kolmanteen järjestelmään.
Yrittäjä myös lähetti saman laskun samanmuotoisena joka kuukausi eräälle asiakkaalleen. Hän oli kysynyt kirjanpitäjältään, olisiko toistuva lasku mahdollista automatisoida. Kirjanpitäjä ehdotti, että tilitoimisto voi hoitaa laskun tekemisen. Tämä oli toki luonnollista, sillä tilitoimiston laskutti tuntiperusteisesti.
Katsoimme tämänkin yrittäjän kanssa prosessit kuntoon ja päädyimme täysin sähköiseen palveluun, jossa kaikki edellä mainitut asiat voi hoitaa yhdessä ja samassa järjestelmässä. Paitsi että yrittäjä sai arkeensa sujuvuutta ja selvyyttä, säästöä kiinteällä hinnoittelulla tuli noin 40 % vuodessa.
Kuinka voisimme helpottaa arkeasi?
Kuulostiko tutulta? Jos olet jo sähköistänyt yrityksesi taloushallinnon, tiedät kuinka merkittävä helpotus se on arjen pyörittämisessä sekä kuinka paljon rahaa ja aikaa rutiinien automatisoinnilla voi säästää. Jos taas teet kaiken edelleen manuaalisesti tai useamman järjestelmän välillä loikkien, tiedät varmasti, että prosesseissa on parannettavaa.
Siinä me Tonavalla autamme mielellämme. Haluamme tehdä työtä, jossa oikeasti ja konkreettisesti autamme yrittäjiä arjen helpottamisessa, jotta yrittäjälle jää aikaa oikeasti tehdä sitä, mistä hän leipänsä tienaa.
Pasi Rissanen
Tonava, myynti
pasi.rissanen@tonava.fi
+358 50 389 8713