Tekoäly hoitaa yhä useampia kirjanpidon rutiinitehtäviä nopeasti ja tarkasti, koko ajan uutta oppien. Sortterilla tekoäly tiliöi ostolaskut ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Myös näkyvyys yrityksen talouteen on parantunut.
Miltä kuulostaisi saada tekoäly avuksi kirjanpidon rutiinitehtäviin? Koko ajan uutta oppiva, salamannopeasti toimiva apuri vapauttaisi ihmisten aikaa olennaiseen ja vähentäisi virheiden määrää.
Tekoäly on siirtynyt tieteiskuvitelmista taloushallinnon arkeen. Lainavertailupalvelu Sortterilla tekoäly on vuoden 2022 alusta hoitanut ostolaskujen tiliöinnin taloushallinnon ohjelmassa.
Sortterin Finance Manager Johanna Korhonen kertoo, että tekoälystä on tullut arvokas apu toistuvien tehtävien tekemisessä.
”Ostolaskujen käsittely on nopeutunut ja helpottunut, kun aikaa ei tarvitse käyttää yksittäisiin kirjauksiin, ja siksi ulkoistan sen mielelläni tekoälylle.”
Myös tilitoimiston puolella tekoälyn hyödyntämisen suurin etu on juuri ajansäästö, jonka ansiosta ihmiset voivat keskittyä siihen, missä ovat konetta parempia.
”Kirjanpitäjän työ ei lopu ikinä, mutta tekoäly vapauttaa aikaa asiakkaan neuvomiseen ja yksityiskohtiin paneutumiseen”, kertoo taloushallinnon asiantuntija Marianne Hautala Tonavalta.
Tekoäly sopii erinomaisesti kirjanpidon tueksi
Pähkinänkuoressa tekoäly tarkoittaa tietokoneohjelmaa, joka kykenee johonkin älykkääseen toimintoon. Tekoälyn ravintoa on data, jota läpikäymällä se voi tehdä päätelmiä tulevaisuutta varten.
Tekoäly sopii erinomaisesti kirjanpidon apuvälineeksi, koska se on parhaimmillaan ratkoessaan selkeästi määriteltyjä ongelmia, kuten tiliöintiä, kertoo Joakim Kyllönen Accodelta, jonka automaatio- ja tekoälyalustaa hyödynnetään esimerkiksi Netvisorissa.
”Tekoäly oppii nopeimmin tapahtumat, jotka toistuvat usein. Nämä toistuvat tapahtumat ovat myös ne työllistävimmät.”
Käytännössä tekoäly tiliöi ostolaskun ja kertoo kirjanpito-ohjelman käyttäjälle, kuinka varma se on päätöksestään. Ohjelmaan voidaan asettaa sääntöjä, joiden perusteella tietynlaiset laskut tai tietyn varmuusprosentin alle jäävät päätökset pitää vielä tarkistuttaa ihmisellä.
Joakimin mukaan oleellista ei ole se, kuinka monen prosentin todennäköisyydellä tekoäly on varma tiliöinnistä vaan se, millaisesta laskusta on kyse. Suurissa tai taseeseen menevissä laskuissa varmuus on paljon oleellisempaa kuin pienissä laskuissa.
”Viidenkymmenen euron laskuissa riittää hyvin 70 prosentin todennäköisyys. Mutta kun puhutaan 10 000 euron laskuista, ei mikään tarkkuus riitä ilman, että ihminen tarkastaa tiliöinnin”, hän kertoo.
Tekoälyä ei pidä sekoittaa automaatioon. Automaatiossa kirjanpito-ohjelmaan luodaan sääntö, jota ohjelma noudattaa, esimerkiksi että tietyltä toimittajalta tulevat laskut tiliöidään aina tietyllä tavalla. Tekoäly taas voidaan opettaa lukemaan rivejä laskulta, jolloin se voi tiliöidä laskuja monipuolisemmin kuin vain lähettäjän mukaan. Tästä on hyötyä esimerkiksi tilanteissa, joissa samalta toimittajalta tulee laskuja eri toimipisteisiin tai eri tileille menevistä tuotteista.
”Käytännössä päätöksiä voi tehdä kolmella tavalla: tapauskohtaisesti, eli ihminen klikkaa ostolaskut oikeaan paikkaan, sääntöjen perusteella tai tekoälyn avulla. Paras tulos saadaan, kun käytetään kaikkia kolmea. Yhdessä niistä saadaan aitoa lisäarvoa, ja siksi Accoden alustalla niitä kaikkia tehdäänkin lomittain”, Joakim kertoo.
Tekoäly säästää aikaa ja lisää läpinäkyvyyttä
Sortterilla tekoäly on auttanut ostolaskujen tiliöinnissä alkuvuodesta 2022 lähtien. Kun ostolaskuja tulee satakunta kuussa, vapautuu tekoälyn avulla merkittävästi aikaa muihin tehtäviin.
”Nyt pystyn nopeasti tarkistamaan tiliöinnin ja pistämään ostolaskun hyväksyntään ja maksuun, se on täydellistä”, Johanna kertoo.
Tekoälyn hyödyiksi hän listaa ajansäästön lisäksi parantuneen näkyvyyden yrityksen talouteen: kun kaikki laskut tiliöidään välittömästi, ei tarvitse odottaa kuun loppuun tilanteen tarkastelemiseksi. Hän uskoo, että myös virheiden määrä vähenee, kun tekoäly vastaa tiliöinnistä.
”Hyödyntämällä tekoälyä ostolaskujen käsittely on tehokasta ja rivikohtaisia tiliöintejä ei tarvitse tehdä manuaalisesti. Kun tekoäly hoitaa asian automaattisesti, jäävät näppäilyvirheet pois.”
Johannan mukaan tekoälyn ottaminen mukaan kirjanpitoon oli Sortterin näkökulmasta helppoa ja yksinkertaista. Erityistä tietotaitoa tai tekoälyosaamista ei tarvittu, vaan Johanna toimitti Excel-tiedostona pohjaksi perustietoja esimerkiksi kustannuspaikoista.
Accoden Joakimin mukaan pohjatietojen keräämisen helppous on myös yksi syy sille, miksi tekoälyn hyödyntämisestä on tullut niin suosittua. Tekoäly tarvitsee vain muutamia toistoja oppiakseen tiliöimään ostolaskuja oikein.
”Yleensä tarvitaan keskimäärin kolmen kuukauden taloushallinnon data, jotta tekoälyllä on tarpeeksi materiaalia.”
Tekoälyn etu on myös se, että se oppii koko ajan lisää uudenlaisten laskujen saapuessa. Kun se on muutaman kerran nähnyt, miten tietynlaiset laskut tiliöidään, se alkaa soveltaa oppimaansa.
”Alkuun tekoälyltä menee muutama kerta opetella laskujen tiliöinti, mutta homma helpottuu koko ajan. Se on hienoa”, Johanna sanoo.
Tekoäly ei vaadi teknistä osaamista vaan kokeilunhaluista asennetta
Tekoälyyn liittyy paljon ennakkoluuloja ja vääriä oletuksia. Elokuvissa ja kirjoissa se esitetään mitä ihmeellisimpiin asioihin pystyvänä ohjelmana, joka ei tarvitse ihmisen apua. Joakim kuitenkin muistuttaa, että oikeassa elämässä tekoäly ratkoo vain ongelmia, jotka käyttäjä sille määrittelee, ja perustaa päätöksensä dataan, jota sille on syötetty.
”Liian usein kuvitellaan, että tekoäly tulee tekemään kaiken, vaikka oikeasti sen toiminta on parhaimmillaan kapeissa niche-ongelmissa.”
Kirjanpidossa tekoälyn avulla voidaan tehostaa yhä useampia toistuvia tehtäviä. Marianne kertoo, että ostolaskujen tiliöinnin lisäksi Tonavalla on nyt alettu kokeilla tiliotteiden käsittelyä automaattisesti.
”Sähköisessä kirjanpidossa ollaan päästy jo pois kenkälaatikoista ja muovipusseista täynnä kuitteja. Kun tekoäly alkaa lukea niitä, se on jo ruhtinaallista!”
Marianne kehottaa kaikenkokoisia yrityksiä harkitsemaan tekoälyn mahdollisuuksia omassa kirjanpidossa. Tekoälyn käyttäminen ei vaadi teknistä osaamista vaan pelotonta ja kokeilunhaluista asennetta.
Myös Sortterilla suositellaan tekoälyä kirjanpidon tehostamiseen.
”Se säästää aikaa ja tehostaa toimintaa sekä auttaa näkemään tilanteen laajemmin ja reaaliaikaisesti”, Johanna kertoo.
Haluatko kuulla lisää tekoälyn hyödyntämisestä kirjanpidossa? Ota yhteyttä!