Tilitoimiston valinta on kasvavalle tai suuremmalle yritykselle strateginen päätös, joka vaikuttaa taloushallinnon sujuvuuteen, raportoinnin luotettavuuteen ja johdon käytössä olevan taloustiedon laatuun. Hinnan, asiantuntijaosaamisen ja referenssien lisäksi kannattaa arvioida myös tilitoimiston ohjelmisto- ja integraatio-osaamista. Mitä monipuolisemmaksi yrityksen taloushallinto kehittyy, sitä tärkeämpää on, että tilitoimisto ymmärtää sekä käytössä olevat järjestelmät että niiden muodostaman kokonaisuuden.
Kun taloushallinnon prosessit, järjestelmät ja integraatiot tukevat toisiaan, manuaalisia työvaiheita voidaan vähentää ja taloustiedon ajantasaisuutta parantaa. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä tilitoimiston ohjelmisto-osaaminen käytännössä tarkoittaa ja miksi se kannattaa huomioida tilitoimistoa valittaessa.
Ohjelmistot osana tilitoimiston kapasiteettia
Tilitoimiston kapasiteettia ei kannata arvioida pelkästään henkilöstömäärän tai asiakkaiden lukumäärän perusteella. Olennaista on myös se, kuinka tehokkaasti, luotettavasti ja skaalautuvasti taloushallinnon prosessit toimivat kokonaisuutena. Ohjelmistoilla, automaatiolla ja niiden osaavalla hyödyntämisellä on tässä tärkeä rooli.
Modernit taloushallinnon ohjelmistot, kuten Netvisor, Procountor ja Fennoa, toimivat taloushallinnon prosessien alustoina. Ohjelmiston ominaisuuksien lisäksi ratkaisevaa on se, miten hyvin tilitoimisto osaa hyödyntää niitä asiakkaan tarpeisiin. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyä, tiliotteiden kirjauksia, maksujen kohdistamista ja muita kirjanpidon toistuvia työvaiheita voidaan automatisoida eri tavoin järjestelmästä ja käytössä olevista ominaisuuksista riippuen. Hyvin suunnitellut prosessit vähentävät manuaalista työtä ja helpottavat taloushallinnon kokonaisuuden hallintaa.
Integraatiot ratkaisevat, ei yksittäinen ohjelma
Kasvavalla tai suuremmalla yrityksellä voi olla useita järjestelmiä rinnakkain, kuten ERP- tai toiminnanohjausjärjestelmä, CRM, palkanlaskennan ja työajanseurannan ratkaisuja sekä toimialakohtaisia sovelluksia. Taloushallinnon kannalta olennaista on, miten hyvin tieto liikkuu näiden järjestelmien välillä ja kuinka paljon tietoa joudutaan käsittelemään manuaalisesti.
Hyvin toteutetut integraatiot vähentävät tietojen manuaalista siirtämistä järjestelmien välillä ja auttavat pitämään taloushallinnon tiedot ajan tasalla. Tilitoimiston on siksi tärkeää ymmärtää asiakkaan järjestelmäkokonaisuutta ja pystyä osallistumaan integraatioiden suunnitteluun yhdessä asiakkaan, ohjelmistotoimittajien ja tarvittaessa integraatiokumppaneiden kanssa.
Automaatio on tässä kokonaisuudessa keskeinen tekijä. Nykyaikaisissa taloushallinnon ohjelmistoissa voidaan automatisoida esimerkiksi ostolaskujen käsittelyä ja tiliöintiä, maksujen kohdistamista, tiliotetapahtumien kirjauksia sekä muita toistuvia työvaiheita. Käytettävissä olevat automaatiot riippuvat järjestelmästä ja yrityksen prosesseista. Parhaimmillaan automaatio vähentää manuaalista rutiinityötä ja vapauttaa asiantuntijoiden aikaa tarkistamiseen, analysointiin ja asiakkaan neuvontaan.
Mitä ohjelmisto-osaaminen tarkoittaa kasvavassa tai suuremmassa yrityksessä?
Yrityksen kasvaessa myös taloushallinnon prosessit, raportointitarpeet ja järjestelmäkokonaisuus usein laajenevat. Ohjelmisto-osaaminen ei tarkoita vain sitä, että tilitoimisto tuntee tietyn ohjelman käyttöliittymän. Olennaisempaa on kyky ymmärtää ja kehittää yrityksen taloushallinnon järjestelmäkokonaisuutta sekä hyödyntää eri järjestelmien tarjoamia mahdollisuuksia.
Käytännössä tämä näkyy usealla tasolla. Raportoinnin on tuotettava riittävän ajantasaista ja luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi. Prosessien on pystyttävä mukautumaan yrityksen kasvuun ja muutoksiin, ja tietovirtojen on toimittava niin, että eri osastojen, projektien tai liiketoimintayksiköiden lukuja voidaan seurata tarkoituksenmukaisesti.
Raportointi on taloushallinnon näyteikkuna
Yksi konkreettisimmista ohjelmisto-osaamisen mittareista on raportoinnin toimivuus. Johdon on saatava taloudesta riittävän ajantasaista tietoa päätöksenteon tueksi. Kassatilanteen lisäksi tarvitaan tietoa esimerkiksi kustannusrakenteesta, tuloksen kehityksestä ja liiketoiminnan eri osa-alueiden kannattavuudesta.
Kun taloushallinnon järjestelmät ja prosessit on rakennettu hyvin, tietoa voidaan hyödyntää raportoinnissa ilman tarpeettomia manuaalisia työvaiheita. Jos tieto puolestaan sijaitsee useissa toisistaan irrallisissa järjestelmissä tai prosessit vaativat paljon käsin tehtävää koostamista, raportointi hidastuu ja virheiden mahdollisuus kasvaa.
Tilitoimiston ohjelmisto-osaaminen näkyykin siinä, kuinka tehokkaasti taloustieto saadaan yrityksen ja johdon käyttöön. Tämä korostuu esimerkiksi investointipäätöksissä, rahoituksen suunnittelussa ja tilanteissa, joissa liiketoiminnan muutoksiin täytyy pystyä reagoimaan nopeasti.
Mitä tilitoimiston valinnassa kannattaa välttää?
Tilitoimiston valinnassa kannattaa tarkastella kokonaisuutta pelkän hinnan tai henkilöstömäärän sijaan. Hinta kertoo palvelun kustannuksesta, mutta ei yksin siitä, miten tehokkaasti taloushallinnon prosessit toimivat, millaista asiantuntemusta yritys saa käyttöönsä tai kuinka hyvin tilitoimiston toimintamalli sopii yrityksen omiin järjestelmiin.
Edulliselta vaikuttava ratkaisu voi tulla kokonaisuutena kalliimmaksi, jos prosesseihin jää paljon manuaalista työtä, tietoja joudutaan siirtämään järjestelmien välillä käsin tai raportointi vaatii jatkuvaa erillistä koostamista. Siksi hintaa kannattaa tarkastella yhdessä palvelun sisällön, prosessien ja teknologiaratkaisujen kanssa.
Teknologiayhteensopivuuden sivuuttaminen
Toinen huomioitava asia on teknologiayhteensopivuus. Monilla kasvavilla ja suuremmilla yrityksillä on jo käytössään toiminnanohjausjärjestelmä tai muita vakiintuneita sovelluksia, joiden kanssa taloushallinnon on toimittava mahdollisimman sujuvasti.
Tilitoimiston ei tarvitse itse rakentaa kaikkia tarvittavia integraatioita, mutta sen on tärkeää ymmärtää yrityksen ohjelmistoympäristöä ja pystyä osallistumaan tarvittavien integraatioiden suunnitteluun. Jos järjestelmien välistä tiedonkulkua ei huomioida, seurauksena voi olla tarpeettomia manuaalisia työvaiheita ja tiedonkulun katkoksia.
Lisäksi kannattaa arvioida, pystyykö tilitoimisto tukemaan yritystä myös tarpeiden muuttuessa. Yrityksen kasvu, kansainvälistyminen, uudet liiketoiminta-alueet tai muutokset organisaatiorakenteessa voivat tuoda uusia vaatimuksia taloushallinnolle. Tilitoimistokumppanin osaamisen ja toimintamallien tulisi pystyä kehittymään yrityksen tarpeiden mukana.
Miten arvioida tilitoimiston ohjelmistovalmiuksia?
Tilitoimiston ohjelmistovalmiuksien arviointi edellyttää konkreettisia kysymyksiä, ei vain listaa käytössä olevista ohjelmistoista. Tavoitteena on selvittää, miten tilitoimisto rakentaisi ja hoitaisi juuri kyseisen yrityksen taloushallinnon prosesseja käytännössä.
Hyvä lähtökohta on pyytää tilitoimistoa kuvaamaan, miten se toteuttaisi yrityksen taloushallinnon kokonaisuuden. Miten tieto liikkuu eri järjestelmien välillä? Mitä työvaiheita voidaan automatisoida? Miten vastuut jakautuvat yrityksen ja tilitoimiston välillä? Entä miten raportointi rakennetaan palvelemaan yrityksen johtamista? Konkreettiset vastaukset kertovat ohjelmisto- ja prosessiosaamisesta enemmän kuin pelkkä lista tuetuista järjestelmistä.
Konkreettiset kysymykset kertovat enemmän kuin esitteet
Tilitoimistolta kannattaa kysyä esimerkiksi, miten ostolaskuprosessi toimii alusta loppuun, miten tiliotteiden ja maksujen käsittelyssä hyödynnetään automaatiota ja miten raportointi rakennetaan niin, että yrityksen johto saa tarvitsemansa taloustiedon mahdollisimman ajantasaisesti ja luotettavasti.
Myös automaation hyödyntämisestä kannattaa kysyä suoraan. Miten tilitoimisto hyödyntää automaatiota ostolaskuprosessissa, kirjanpidon toistuvissa työvaiheissa ja raportoinnissa? Olennaista ei ole mahdollisimman korkea automaatioaste itsessään, vaan se, että automaatiota käytetään oikeissa kohdissa ja asiantuntija vastaa edelleen tarkistamista, tulkintaa ja harkintaa vaativista tehtävistä.
Meillä Tonavalla prosessit on rakennettu tämän periaatteen ympärille: automaatio hoitaa toistuvia rutiineja ja vähentää manuaalista työtä, jolloin asiantuntijamme voivat keskittyä siihen, mikä vaatii inhimillistä harkintaa, analysointia ja asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämistä.
Teknologiaosaaminen kasvun tukena pitkällä aikavälillä
Taloushallinnon teknologiavalmiuksia kannattaa tarkastella myös pitkällä aikavälillä. Yrityksen kasvaessa ja liiketoiminnan muuttuessa myös taloushallinnon vaatimukset kehittyvät. Tilitoimiston kyky mukautua näihin muutoksiin vaikuttaa siihen, kuinka hyvin yhteistyö palvelee yritystä kasvun eri vaiheissa.
Kasvuvaiheessa muutoksia voivat tuoda esimerkiksi uudet liiketoimintayksiköt, kansainvälistyminen, rahoituskierrokset ja yritysostot. Ne voivat vaikuttaa raportointiin, järjestelmiin, integraatioihin ja taloushallinnon prosesseihin eri tavoin.
Vahva teknologia- ja prosessiosaaminen auttaa arvioimaan, miten nykyinen järjestelmäkokonaisuus vastaa uusiin tarpeisiin, mitä voidaan kehittää olemassa olevien ratkaisujen päälle ja missä tilanteessa tarvitaan uusia järjestelmiä tai integraatioita.
Teknologia tukee strategista kumppanuutta
Kun taloushallinnon toistuvat prosessit toimivat tehokkaasti ja tietoa saadaan mahdollisimman ajantasaisesti käyttöön, tilitoimiston asiantuntijoille jää enemmän aikaa analysointiin, ennakointiin ja yrityksen neuvontaan. Tällöin tilitoimiston rooli voi laajentua lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta yrityksen talouden aktiivisemmaksi tueksi.
Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kassavirran ennakointia, budjetoinnin ja ennusteiden tukemista, talouden tunnuslukujen analysointia sekä päätöksenteon tueksi tuotettavaa taloustietoa. Teknologia ei itsessään tee tilitoimistosta strategista kumppania, mutta oikein hyödynnettynä se luo sille hyvät edellytykset.
Siksi ohjelmisto-osaaminen kannattaa ottaa yhdeksi tilitoimiston valintakriteeriksi asiantuntijaosaamisen, palvelumallin ja liiketoiminnan ymmärryksen rinnalle. Parhaimmillaan toimiva kokonaisuus tuottaa yritykselle paitsi tehokasta taloushallintoa myös ajantasaista tietoa ja asiantuntijatukea päätöksenteon tueksi.
Hi, how are you doing?
Can I ask you something?
Hei! 👋 Taloushallinnon ohjelmisto-osaaminen on yksi tärkeimmistä – mutta usein aliarvioiduista – tekijöistä tilitoimistoa valittaessa. Meillä Tonavalla olemme rakentaneet prosessimme juuri sen ympärille: automaatio hoitaa rutiinit, asiantuntijamme keskittyvät siihen, mikä oikeasti tuottaa teille lisäarvoa. Haluatko selvittää, miten voisimme auttaa teidän yritystänne? Vastataan muutamaan kysymykseen – se vie alle minuutin! 🚀
Tonava on kasvuyritysten luottamustilitoimisto – yli 20 asiantuntijaa, alan johtava automaatioaste ja toimipisteet Helsingissä, Turussa ja Tampereella.