Yrityksen taloushallinto ei ole pelkästään numeroiden pyörittämistä – se on kokonaisvaltainen tukipilari, joka voi joko vahvistaa tai heikentää liiketoiminnan menestystä. Oikean tilitoimiston valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, joita yrityksen perustaja tai omistaja tekee. Miten siis löytää kumppani, joka todella auttaa yritystäsi saavuttamaan tavoitteensa?
Tässä muutama avaintekijä, joita kannattaa pohtia tilitoimistoa valitessa.
1. Valitse moderni tilitoimisto kumppaniksesi
Tilitoimistoalalla puhaltaa muutoksen tuulet. Teknologian merkitys kasvaa koko ajan ja yritysjärjestelyjä tehdään. Moderni kumppani käyttää nykyaikaisia järjestelmiä ja työtapoja sekä houkuttelee alan parhaita tekijöitä työyhteisöönsä.
Vinkki: Kysy onko toimisto kasvanut miten viime vuosien aikana. Se kertoo aika paljon tilitoimiston kyvykkyyksistä. Nykyään sinun ei enää tarvitse valita tilitoimistoa läheltäsi, kaikki palvelut toimivat etänä ja sähköisesti.
2. Valitse sinulle sopiva kirjanpitojärjestelmä
Markkinoilla on useita kirjanpitojärjestelmiä, kuten esimerkiksi Netvisor, Procountor ja Fennoa. Järjestelmissä on eroja ja ne hinnoitellaan hieman eri tavalla. Sinulle on tärkeää löytää juuri sinun kokoluokkaan ja toimialaan sopiva järjestelmä. Useat tilitoimistot edustavat muutamaa eri järjestelmää, jolloin ne voivat valita juuri sinulle parhaan järjestelmän sekä toiminnallisuuteen että hinnoitteluun perustuen.
Vinkki: Kysy mikä järjestelmä juuri sinulle sopisi ja miksi. Et tarvitse liian järeää järjestelmää alussa, mutta toisaalta kasvuyhtiön on syytä varautua heti kasvuun ja varmistaa että järjestelmä tukee myös tulevina vuosina. Järjestelmissä tekoälyn ja automaation hyödyntämisen kyvykkyydet myös vaihtelevat.
3. Painotus osaamiseen ja erityisalaan
Jokaisella toimialalla on omat erityispiirteensä, ja hyvä tilitoimisto ymmärtää ne syvällisesti. Esimerkiksi kiinteistöalan, ravintola-alan tai startup-yritysten kirjanpidossa ja taloushallinnossa on omat säädöksensä ja lainalaisuutensa. Valitsemalla tilitoimiston, jolla on kokemusta juuri sinun toimialastasi, varmistat, että saat kohdennettua ja asiantuntevaa apua liiketoimintasi tarpeisiin.
Vinkki: Kysy potentiaaliselta tilitoimistolta, millaista kokemusta heillä on juuri sinun toimialastasi ja millaisia asiakkaita he ovat aiemmin palvelleet.
4. Teknologian ja automaation hyödyntäminen
Nykyään taloushallintoalan teknologia on kehittynyt nopeasti, ja tilitoimiston valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, kuinka hyvin he hyödyntävät uusia työkaluja ja automaatiota. Reaaliaikainen kirjanpito, automaattiset palkanlaskentaprosessit ja ajantasainen raportointi voivat tuoda yrityksellesi merkittäviä etuja, kuten aikaa ja kustannuksia säästäviä prosesseja.
Vinkki: Kysy tilitoimistolta, mitä tekoälyohjelmistoja he käyttävät ja kuinka hyvin heidän järjestelmänsä integroituu yrityksesi muihin järjestelmiin, kuten laskutukseen ja työajanseurantaan.
5. Palveluiden laajuus: Muutakin kuin kirjanpito
Hyvä tilitoimisto tarjoaa muutakin kuin perinteistä kirjanpitoa. Yrityksesi voi tarvita monipuolisempia palveluita, kuten veroasiantuntijuutta, palkanlaskentaa, taloussuunnittelua ja yritysneuvontaa sekä lakineuvontaa. Tilitoimisto, joka pystyy tarjoamaan kattavasti taloushallinnon eri palveluita, voi keventää merkittävästi yrittäjän arkea ja varmistaa, että taloudenhallinta on hallinnassa eri näkökulmista. Lisäksi saat nämä asiantuntijapalvelut useimmiten halvemmalla tilitoimistosta kuin esimerkiksi asianajotoimistosta.
Vinkki: Valitse tilitoimisto, joka voi kasvaa yrityksesi mukana ja tarjota lisäpalveluita tarpeidesi muuttuessa.
6. Luottamus ja kommunikointi
Taloushallinto on herkkä ja luottamuksellinen osa liiketoimintaa, joten on tärkeää valita tilitoimisto, johon voit todella luottaa. Hyvä tilitoimisto on helposti lähestyttävä ja aktiivinen yhteydenpidossaan, jotta yrityksesi saa tukea niin arkisiin kysymyksiin kuin myös kriittisiin taloudellisiin päätöksiin.
Varmista myös, että tilitoimisto on auktorisoitu. Auktorisointi takaa, että toiminta noudattaa tarkasti lakeja ja säädöksiä sekä että uudet määräykset otetaan huomioon jo ennen niiden voimaantuloa. Auktorisoidut tilitoimistot noudattavat lisäksi Taloushallintoliiton määrittelemää hyvää tapaa, mikä tuo lisäturvaa ja varmuutta palveluiden laadusta.
Vinkki: Selvitä, kuka yrityksesi asioista vastaa tilitoimistossa, ja kuinka helposti häneen saa yhteyden. Pyydä tapaaminen kirjanpitäjäsi kanssa jo ennen sopimuksen tekoa varmistaaksesi, että yhteistyö sujuu ja henkilökemiat toimivat.
7. Läpinäkyvät hinnat ja joustavat sopimusehdot
Palkkiot voivat vaihdella merkittävästi tilitoimistosta toiseen, joten on tärkeää ymmärtää, miten hinnoittelu toimii. Onko hinnoittelu esimerkiksi kiinteään kuukausihintaan perustuva vai tuntilaskutuksella? Läpinäkyvät hinnat ja joustavat sopimusehdot antavat mielenrauhaa ja varmistavat, että saat kustannuksellesi parasta vastinetta. Kysy myös kenelle tekoälyn käytöstä syntyvä säästö jää, tilitoimistolle vaiko asiakkaalle?
Vinkki: Pyydä selkeä tarjous ja varmista, että ymmärrät mahdolliset lisäkustannukset, kuten ylimääräiset raportit tai veroasiantuntijan palvelut. Mikäli hinta on todella matala, mieti onko se sitä myös vuoden päästä ja voiko se olla totta pidemmän päälle.
Lopuksi: Tehdään yhdessä viisaita valintoja
Tilitoimiston valinta on investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Oikea tilitoimisto tukee liiketoimintaasi niin arjessa kuin myös kasvun vaiheissa. Jos tarvitset apua oikean tilitoimiston löytämisessä, olemme täällä auttamassa. Ota yhteyttä, niin keskustellaan, miten voimme auttaa sinua tekemään oikeita valintoja yrityksesi taloushallinnossa.