Maailma muuttuu vauhdilla, mutta keskiverto tilitoimisto elää yhä vuodessa 2005. Moni tilitoimisto on onnistunut säilyttämään saman palvelutason ja järjestelmät kuin aikana, jolloin Idols oli kuumin TV-ohjelma ja puhelimissa oli vielä näppäimet. Onko tämä tuttu tilanne? Jos on, on aika herätä todellisuuteen.
”Kyllä meille kelpasi viime vuonnakin” – viimeiset sanat ennen bisneskriisiä
Pienten yritysten taloushallinnon tarpeet ovat yksinkertaisia: tositteiden kirjaus, ALV:t ja tilinpäätös. Tylsää, mutta toimii.
Mutta kun kilpailu kiristyy, tilanteet muuttuvat äkisti ja suhdanteet vaihtelevat, tämä ”kyllä se riittää” -asenne on kuin ajaisi mummopyörällä ja ihmettelisi miksi muut menevät sähköfillareilla ohi.
Tämän päivän yritystoiminnan todellisuus on karumpi:
- Et enää tiedä, mitä et tiedä – tietopimentoon tottuu, vaikka se tappaa bisneksen
- Valitsit tilitoimiston aikanaan hinnan perusteella – nyt säästösi maksavat maltaita menetettyinä mahdollisuuksina
- ”Me on aina tehty näin” on tilitoimistosi motto, vaikka sitä ei sanota ääneen
Tilisanomien tutkimuksen mukaan 68% keskisuurista yrityksistä kokee, ettei nykyinen tilitoimisto pysty vastaamaan heidän tarpeisiinsa. Minä ihmettelen, miksi luku ei ole 100%. Ehkä loput 32% nauttivat itseaiheutetusta kärsimyksestä?
Miksi et ole jo vaihtanut? Kuulostavatko nämä syyt tutuilta?
”Kyllä minä tiedän että pitäisi vaihtaa, MUTTA…”
- ”Se on niin vaikeaa” – Niin on myös hampaiden pesu, mutta silti kannattaa tehdä
- ”Ei ole aikaa” – Koska käytät kaiken aikasi tulipalojen sammuttamiseen jotka modernimpi taloushallinto estäisi alun perinkin
- ”Nykyisenkin kanssa pärjään jotenkin” – ”Jotenkin pärjääminen” on osallistumista, ei menestyksestä saatu mitali
- ”Pelottaa että uusi on vielä huonompi” – Pelko on hyvä renki mutta huono isäntä
Sitä voi spekuloida, mutta usein totuus on karumpi: kyse on mukavuudenhalusta. Ja mukavuus on kallista.
Yleisimmät syyt miksi yrittäjät vaihtavat tilitoimistoa
Mitä tapahtuu, kun yrittäjän mitta lopulta täyttyy? Nämä ovat yleisimmät laukaisevat tekijät, jotka ajavat asiakkaan kilpailijan syliin:
- Reagoinnin hitaus – ”Palaan asiaan ensi viikolla, nyt on kiire.” Kiitos, mutta liiketoiminta, asiakkaat ja viranomaiset eivät odota.
- Proaktiivisuuden puute – ”Mitä, oliko teillä suuria valuuttamuutoksia viime tilikaudella? Mikset kertonut? Eipä tullut puheeksi…” Sinun kirjanpitäjäsi, joka näkee kaikki yrityksesi tapahtumat.
- Teknologian kivikautisuus – ”Skannaa paperitositteet ne ja lähetä sähköpostilla. PDF:t erikseen, kiitos.” Vuonna 2025.
- Ylimitoitetut lupaukset – ”Tietysti meillä on talousneuvonta käytössäsi… ai sinä oikeasti tarvitset heitä? Hmm, se onkin sitten eri juttu…”
- Palvelun joustamattomuus – ”Emme me nyt voi tehdä noin, koska järjestelmämme eivät taivu siihen ja sitä paitsi olemme aina tehneet näin.”
Tilitoimiston vaihtamiseen tarvitaan usein jokin konkreettinen virhe tai puute, kuten mokailtu tilinpäätös tai myöhästyneet veroilmoitukset, jossa yrittäjä joutuu itse kantamaan vastuun myöhästymismaksuista. Tavallaan se on sääli – miksi odottaa kriisiä?
Modernin tilitoimistokumppanuuden ja vanhanaikaisen tilitoimistosuhteen ero
Vanhanaikaisessa mallissa olet pakotettu käyttämään tilitoimiston palveluita ja valikoimaa, halusit tai et. Modernissa mallissa kyse on kumppanuudesta, jossa:
- Tilitoimisto tuo pöytään ratkaisuja, ei ongelmia – ”Huomasin että teillä on tässä mahdollisuus säästää veroissa, haluatteko että käydään läpi?”
- Taloustieto on näppäimen painalluksen päässä, ajasta ja paikasta riippumatta – Ei enää ”soitan kun olen toimistolla ja voin tarkistaa”
- Rutiinitehtävät on automatisoitu, jolloin asiantuntijoiden aika käytetään oikeisiin asioihin – ”Kaikki peruskirjaukset hoituvat automaattisesti, joten voimme keskittyä näihin strategisiin kysymyksiin”
- Kirjanpitäjäsi ymmärtää bisnestäsi eikä vain saldo- ja debet-merkintöjä – ”Huomasin että uudet tuotteenne ovat huomattavasti kannattavampia kuin vanhat, oletteko miettineet tuotevalikoiman päivittämistä?”
Parhaimmillaan moderni tilitoimistokumppani on jopa aavistuksen verran ärsyttävä, koska se vaatii sinua tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan. Mutta sen lopputulos näkyy taseessa ja tuloksessa.
Onko tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa? Kyllä on – jos teet sen itse!
Moni kuvittelee, että tilitoimiston vaihtaminen on yhtä kivuliasta kuin hampaan poisto ilman puudutusta. Totuus on toisenlainen, jos ammattilaiset hoitavat prosessin. On totta, että huonosti hoidettu vaihto voi johtaa tietojen katoamiseen ja kaaokseen. Hyvin hoidettu vaihto on kuin muuttaisi uuteen kotiin muuttopalvelun avulla: sinä vain saavut perille, kun kaikki on jo paikallaan.
Tonavan salaiset aseet tilitoimiston vaihtamiseen – uutta kirjanpitäjää ei tarvitse pelätä!
Olemme kehittäneet vaihtoprosessin, joka on testattu satojen asiakkaiden kanssa. Eikä se ole rakettitiedettä, vaan selkeä viisivaiheinen prosessi:
- Kartoitamme tilanteesi ja yritystoiminnan tavoitteesi ilman noloja kysymyksiä – Emme tuomitse sitä sotkua, johon vanha tilitoimisto on sinut jättänyt
- Luomme siirtymäsuunnitelman, joka EI sisällä yllätysmaksuja – Sovittu hinta, ei yllätyksiä
- Hoidamme tekniset integraatiot, jotta sinun ei tarvitse tietää mitä API tarkoittaa – Vaikka sinulla olisi kolme eri järjestelmää, jotka eivät kommunikoi keskenään
- Koulutamme sinut ja tiimisi ilman IT-jargonia – Käytämme ihmisten kieltä, emme kirjanpitäjän latinaa
- Olemme kuin liima ensimmäisten kuukausien ajan – Emme katoa heti sopimusten allekirjoittamisen jälkeen
Tilitoimiston vaihto on kuin alkaisi käydä salilla – aluksi vähän sattuu, mutta tulokset puhuvat puolestaan
Vaihdon konkreettiset hyödyt alkavat näkyä nopeammin kuin uskotkaan:
- Lakkaat käyttämästä aikaasi turhaan säätämiseen – ”Mitä jos saldot eivät täsmää? No sitten selvitetään!” -ajattelu loppuu
- Päätöksesi perustuvat faktaan eivätkä mutu-tuntumaan – Ei enää ”kaipa me ollaan plussalla” vaan ”tiedän tarkalleen missä olemme ja minne menemme”
- Säästät kirjanpidon virheisiin menevän ajan ja rahan – Se on jännä juttu, kun asiat tehdään kerralla oikein, niitä ei tarvitse korjata myöhemmin
- Liiketoimintasi kasvaa nopeammin – Kun energiasi menee bisneksen kehittämiseen eikä tulipalojen sammuttamiseen, näet tuloksia
Deloitten tutkimuksen mukaan modernin taloushallinnon työkalujen käyttöönotto voi vähentää taloushallinnon rutiinitöihin kuluvaa aikaa jopa 40%. Se on 2 työpäivää viikossa! Mitä tekisit kahdella ylimääräisellä työpäivällä?
Kysymys, jota et halua kysyä itseltäsi parin vuoden päästä
Entä jos olisit vaihtanut tilitoimistoa jo kaksi vuotta sitten? Missä yrityksesi olisi nyt?
Jos tämä kysymys tuntuu epämukavalta, se on hyvä merkki. Se tarkoittaa, että tiedät alitajuisesti jonkin olevan pielessä.
Mieti vielä näitä:
- Nukkuisitko paremmin, jos tietäisit tarkalleen missä firmasi menee?
- Olisiko sinulla enemmän aikaa asiakkaillesi, jos taloushallinto ei veisi niin paljon aikaasi?
- Tekisitkö erilaisia päätöksiä, jos sinulla olisi parempi näkyvyys tulevaisuuteen?
- Mitä maksaa yksi huono päätös, joka perustuu puutteelliseen tietoon?
Vastaus viimeiseen kysymykseen on usein enemmän kuin mitä maksaisit vuodessa paremmasta taloushallinnosta.
Haluatko siirtyä 2025-luvulle taloushallinnossasi? Ota yhteyttä Tonavan asiantuntijoihin, jotka puhuvat oikeasti ihmisten kieltä ja ymmärtävät myös bisnestä, eivät vain kirjanpidon pykäliä. Lupaamme, että ensimmäinen keskustelu ei maksa sinulle mitään.